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La fraude en entreprise

La fraude d'entreprise (également connue sous le nom de fraude commerciale) peut affecter votre entreprise de différentes manières. Elle peut venir de l'extérieur ou de l'intérieur. Du vol aux fausses factures, de la cybercriminalité à la fraude du chef d'entreprise. Dans cet article, découvrez comment prévenir la fraude en entreprise.

La principale caractéristique de la fraude d'entreprise, également connue sous le nom de fraude commerciale, est qu'elle est très similaire au "business as usual". Elle ne se distingue pas des autres. Les fraudeurs copient la réalité. Ils imitent les habitudes d'un secteur afin de gagner la confiance. Par exemple, en passant une commande au nom de quelqu'un d'autre. Tout semble correspondre. Vous reconnaissez immédiatement le style de la maison et vous vous dites : tout va bien. Seule une lettre de l'adresse électronique est différente.

Autre exemple : des fraudeurs se font passer pour le directeur de votre entreprise et demandent par e-mail à un employé financier de transférer de l'argent de toute urgence. Le message électronique ne laisse guère deviner qu'un fraudeur est à l'origine de cette manœuvre. C'est ce qu'on appelle la fraude au Président.

Le danger peut également venir de l'intérieur. Des employés qui s'enrichissent commodément ou qui collaborent secrètement avec votre plus grand concurrent. Les fraudes commises par votre propre personnel peuvent prendre de nombreuses formes : fraude aux notes de frais, revente privée de vos produits, copie d'informations sur l'entreprise et transmission à un concurrent, violation d'une clause de non-concurrence, etc.
Selon notre enquête sur la fraude, les PME et les entreprises de taille moyenne sont de plus en plus victimes de la fraude. Il y a quelques années encore, les multinationales étaient les principales cibles des fraudeurs. Les fraudeurs découvrent de plus en plus qu'il n'est pas du tout difficile de soutirer de l'argent aux entreprises.

Les fraudes commises par les chefs d'entreprise et les fraudeurs se faisant passer pour des clients ou des fournisseurs représentent une menace croissante pour les entreprises. Mais les activités criminelles de tiers ne sont pas les seules à pouvoir causer des dommages, vos propres employés peuvent également en être la cause.

La fraude interne est commise par un ou plusieurs de vos employés. Voici quelques exemples bien connus de fraude interne

  • Le paiement de factures fictives sur un compte privé
  • Le vol de matériel de bureau
  • L’achat de cadeaux d’affaires inappropriés 
  • L’achat de biens au nom de la société à des fins privées

La fraude externe est commise par des personnes extérieures à l'entreprise pour voler de l'argent ou des biens.  Exemples de fraude externe :

  • L'usurpation d'identité : l'exemple bien connu où un fraudeur se fait passer pour le PDG et le directeur financier.
  • Interception et falsification de factures
  • Interception et falsification de commandes
  • Falsification de votes, de signatures ou d'e-mails
  1. Soyez vigilant
    Soyez prudent si vous remarquez quelque chose d'étrange. N'ouvrez aucun lien suspect provenant d'entreprises ou de personnes que vous ne connaissez pas. Soyez également méfiant lorsque vous visitez certains sites internet.
  2. Utilisez votre téléphone
    Si vous recevez un email suspect vous demandant des informations sur votre entreprise, appelez pour vérifier si la demande est justifiée. Votre institution financière ne vous contactera jamais par email pour vous demander des renseignements personnels ou confidentiels.
  3. Connaissez vos fournisseurs
    L’email ne doit pas être votre seul moyen de communication avec vos fournisseurs et autres partenaires ou employés. Organisez d'autres formes de contact avec eux. Apprenez à bien les connaître. Cela vous permettra d'identifier directement une demande qui ne correspond pas aux habitudes d'un fournisseur.
  4. Attribuez des limites de paiement
    Les limites accordées aux salariés peu expérimentés doivent être plus basses. Même si vous êtes occupé, n'essayez pas de réduire votre charge de travail en assignant des limites plus élevées à vos employés. Attribuez des limites financières adéquates et réévaluez-les régulièrement.
  5. Utilisez la double approbation
    Assurez-vous que les paiements soient autorisés par au moins deux personnes. Ce mécanisme de double approbation protégera votre entreprise. Le contrôle par une seconde personne permet d'identifier les erreurs ou tentatives de fraude qui peuvent être coûteuses pour les entreprises.
  6. Vérifiez régulièrement vos comptes bancaires
    Si vous suivez de près l'activité de vos comptes bancaires, vous remarquerez toute opération frauduleuse immédiatement. Gardez à l'esprit que même si la politique de votre institution financière est de rembourser tout montant lié à une transaction non autorisée, le signalement d'incidents peut prendre du temps. Informez immédiatement votre banque si vous soupçonnez une fraude.
  7. Mettez vos logiciels à jour
    Un logiciel obsolète ne peut pas protéger vos informations correctement Installez un logiciel antivirus et mettez-le à jour régulièrement, créez des copies de sauvegarde et faites appel à des experts technologiques externes.
  8. Sensibilisez vos collaborateurs
    Assurez-vous que vos employés connaissent les menaces qui existent actuellement et les tactiques utilisées par les fraudeurs. Offrez-leur une formation sur les techniques et politiques liées à la campagne anti-fraude. Rappeler régulièrement aux employés l'importance d'être vigilants. Ces rappels sont un moyen très efficace de prévenir la fraude.
  9. Mettez en place une procédure à suivre en cas de fraude
    Mettez en place une procédure à suivre et communiquez-la à tous les employés. Cela évitera les réactions de panique en cas de fraude et permettra à vos collaborateurs d'agir sereinement, sans précipitation et selon la procédure établie.

La fraude ne peut jamais être totalement évitée. Néanmoins, il y a des choses que vous pouvez faire vous-même pour prévenir la fraude autant que possible. Mettez en œuvre des mesures préventives et veillez à ce que les accords et les contrôles soient clairs. Pour vous aider, nous avons créé un guide de prévention de la fraude. Il contient de nombreux conseils pour garder une longueur d'avance sur les fraudeurs. Entièrement gratuit !

 

Il est illusoire de penser que l'on peut éliminer à 100 % la fraude dans les entreprises. Cela signifie que tôt ou tard, vous risquez d'être confronté à un coup dur. Avec l'assurance contre la fraude d'Allianz Trade, vous protégez votre entreprise contre les pertes causées par la fraude, telles que les pertes financières, les dommages matériels et les atteintes à la réputation.