Quản lý tín dụng là gì và những lợi ích khi áp dụng

Bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng thanh toán chậm và không thanh toán là điều thiết yếu. Để làm được diều đó, doanh nghiệp cần đảm bảo có một chính sách quản lý tín dụng hiệu quả. Vậy quản lý tín dụng là gì và lợi ích khi áp dụng ra sao? Trong bài viết này, chúng tôi đi qua từng bước một trong quản lý tín dụng, từ chiến lược đến thực thi.

Quản lý tín dụng là quá trình cấp tín dụng cho khách hàng, thiết lập các điều khoản và điều kiện thanh toán nhằm tạo điều kiện cho họ thah toán đúng hạn và đầy đủ, thu hồi các khoản thanh toán, đồng thời đảm bảo khách hàng (và nhân viên) tuân thủ chính sách tín dụng của doanh nghiệp .

Chúng tôi ước tính rằng cứ 5 vụ phá sản trong nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ thì có một vụ xảy ra vì lý do khách hàng không thanh toán hóa đơn của họ. Và dẫn đến một hiệu ứng dây chuyền: tình trạng chậm thanh toán của khách hàng tác động trực tiếp đển khả năng tín dụng của doanh nghiệp. Đó là lý do vì sao quản lý tín dụng và nợ là yếu tố then chốt để vận hành doanh nghiệp thành công.

Vì vậy, khi tự hỏi " quản lý tín dụng là gì," hãy nghĩ đến nó như một kế hoạch của doanh nghiệp để phòng ngừa khả năng thanh toán chậm hoặc mất khả năng thanh toán của khách hàng.

Một kế hoạch quản lý tín dụng hiệu quả sử dụng quy trình liên tiếp và và chủ động xác định rủi ro, đánh giá mức độ tổn thất tiềm ẩn và phòng ngừa một cách có chiến lược trước các rủi rỏ vốn có khi cấp tín dụng.

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của quản lý tín dụng là khả năng nhìn toàn cảnh bức tranh tài chính của chính doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có thể tránh được những rủi ro tín dụng và rủi ro giao thương không đáng có và nắm bắt cơ hội kinh doanh. 

Nhưng đó chưa phải là tất cả. Các lợi ích của quản lý tín dụng còn bao gồm:

• Quản lý dòng tiền: đảm bảo dòng tiền vào luôn cao hơn dòng tiền ra để doanh nghiệp có thể thanh toán hóa đớn và lương nhân viên đúng hạn.
• Giảm số lần chậm thanh toán bằng cách phát hiện sớm và phòng ngừa nợ xấu, từ đó giảm thiểu khả năng việc mất khả năng thanh toán gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động doanh nghiệp.
• Tăng tính thanh khoản của doanh nghiệp.
• Thực hiện thu hồi nợ nhanh hơn và đầy đủ hơn.
• Cải thiện chỉ số Số ngày thu tiền bình quân (DSO) của doanh nghiệp.
  
• Xác định cơ hội và giải phóng vốn lưu dộng của doanh nghiệp vào các khoản đầu tư trọng yếu có thể hỗ trợ chiến lược tăng trưởng.    
• Hỗ trợ lập kế hoạch và phân tích hiệu quả hoạt động giúp doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách tài chính cho những năm tiếp theo.
• Tạo sự tin tưởng cho các nhà cho vay tiềm năng có thể cấp cốn cho kế hoạch mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp.

Trước tiên, hãy xem xét kỹ lưỡng dịch vụ và thực tiến quản lý tín dụng hiện tại của doanh nghiệp:

• Ai là người chịu trách nhiệm quản lý: Một bộ phận chuyên trách? Một cá nhân? Hay các lãnh đạo cấp caio vốn không có nhiều thờ gian để đưa ra quyết định tín dụng chính xác?
• Các quy tắc hiện hành liên quan đến các điều khoản thanh toán hoặc quy trình xử lý chậm thanh toán là gì?

Nếu doanh nghiệp chưa thiết lập quy trình quản lý tín dụng và nợ, dưới đây là một số yếu tố doanh nghiệp có thể bắt đầu với:

• Tính chỉ số Số ngày thu tiền bình quân (DSO), số ngày trung bình doanh nghiệp cần để thu tiền từ khách hàng, và so sánh với mức trung bình ngành.
• Kiểm tra doanh nghiệp cần trả tiền cho nhà cung cấp trước khi khách hàng thanh toán hóa đơn hay không. Nếu có, Duy trì doanh mục khách hàng đa dạng và lành mạnh để tránh phụ thuộc quá mức vào một khách là duy nhất.

Toàn bộ các phòng thuộc doanh nghiệp nên nắm vững các thực tiến tốt nhất về quản lý rủi ro tín dụng, bao gồm tối ưu hóa hợp đồng và thu hồi các khoản phải thu, xác định và phân tích rủi ro trình trạng mất khả năng thanh toán ở khách hàng và chủ động xây dựng kế hoạch giảm thiểu thiểu rủi ro tín dụng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định rõ hành động cần thiết trong quản lý tài khoản tín dụng từ các bộ phận khác và phân công trách nhiệm cụ thể.

Cuối cùng, quy trình quản lý tín dụng cần được cân bằng giữa phòng tránh rủi ro giao thương và nắm bắt cơ hội. Việc quá thận trọng sẽ khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội buôn bán, trong khi quá dễ dãi trong việc cấp tín dụng có thể khiến cho doanh nghiệp bỏ qua dấu hiệu của một khách hàng rủi ro.

Chủ động đóng vai trò quan trọng trong quản lý tín dụng - đặc biệt là ciệc hiểu rõ bức tranh tài chính của khách hàng.

Khách hàng mới luôn là điề đáng hoan nghênh với bất kỳ doanh nghiệp nào, tuy nhiên cần đảm bảo họ không trở thành gánh nặng tài chính: xác định và phân tích rủi ro mất khả năng thanh toán của họ bằng cách chủ động xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro tín dụng. Đây là một bước quan trọng trong quản lý tín dụng và nợ.

Ngay cả khách hàng hiện tại cũng cần được rà soát định kỳ. Mối quan hệ tốt với khách hàng không có nghĩa là họ miễn nhiễm với nguy cơ mất khả năng thanh toán.

Phòng Thương mại và Công nghiệp, các tổ chức xếp hạng tín dụng, tham chiếu từ ngân hàng và đối tác thương mại có thể cập nhật thông tin tài chính của khách hàng của khách hàng cũng như tình trạng dòng tiền của họ

So take a look at the customer’s specific industry and market and note the comparison with the economic performance of closely-related industries. Vậy nên hãy tuy nhiên cần đảm bảo họ không trở thành gánh nặng tài chính: xác định và phân tích rủi ro mất khả năng thanh toán của họ bằng cách chủ động xây dựng kế hoạch phòng ngừa rủi ro tín dụng. Đây là một bước quan trọng trong quản lý tín dụng và nợ.

Ngay cả khách hàng hiện tại cũng cần được rà soát định kỳ. Mối quan hệ tốt với khách hàng không có nghĩa là họ miễn nhiễm với nguy cơ mất khả năng thanh toán.

Phòng Thương mại và Công nghiệp, các tổ chức xếp hạng tín dụng, tham chiếu từ ngân hàng và đối tác thương mại có thể cập nhật thông tin tài chính của khách hàng của khách hàng cũng như tình trạng dòng tiền của họ

Vậy nên hãy đánh giá ngành và thị trường cụ thể của khách hàng và so sánh với hiệu quả kinh tế của các ngành liên quan.

Quản lý tín dụng trở nên phức tạp hơn khi kinh doanh với khách hàng nước ngoài, vì việc diễn giải và hiểu thông tin đánh giá năng lực tín dụng theo tiêu chuẩn của từng quốc gia có thể gặp nhiều khó khăn.

Khi đánh giá khách hàng quốc tế, bao gồm báo cáo phân tích rủi ro thương mại theo từng quốc gia, chẳng hạ như biến động tỉ giá hối đói, bất ôn kinh tế hoặc chính trị, khả năng áp đặt lệnh trừng phạt thương mại hoặc cấm vận, v.v.

Nhìn chung, báo cáo tài chính đã được kiểm toán là cách tốt nhất để hiểu bức tranh tài chính của một doanh nghiệp, mặc dù một số khách hàng tư nhân có thể không sẵn sàng chia sẻ tài liệu này. Các công cụ thẩm định tài chính như  Allianz Trade TradeScore có thể hỗ trợ, cũng như bảo hiểm tín dụng thương mại. Chúng hỗ trợ doanh nghiệp gián tiếp tiếp cận thông tin tài chính và hỗ trợ quản lý tín dụng và nợ hiệu quả hơn.

Khi ký kết hợp đồng với khách hàng, dưới đâu là một số lưu ý doanh nghiệp nên chú ý:

• Đảm bảo hợp đồng bao gồm các điều kiện giao hàng và thanh toán, đồng thời giải thích rõ các điều khoản trong thỏa thuận, chẳng hạn như điều kiện nào được áp dụng và được donah nghiệp chấp nhận.
• Yêu cầu luật sư đánh giá các điều khoản trước khi ký kết hợp đồng.
• Làm rõ quy trình, chính sách và đặc thù thanh toán của khách hàng, xác định người cần nhận hóa đơn và yêu cầu đã nhận.
• Xuất hóa đơn sớm, ngay khi công việc hoàn thành hoặc dịch vụ đã đươc cung cấp. Đả bảo hóa đơn được gửi đến đúng người liên hệ, tên doanh nghiệp và địa chỉ có thể xử lý kịp thời. Yêu cầu người nhận xác nhận hóa đơn

Để tối đa hóa khả năng hóa đơn được thanh toán đúng hạn, chúng tôi khuyến nghị mỗi hóa đơn cần bao gồm các thông tin sau:

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và người liên hệ.
• Mã số đơn đặt hàng.
• Tính chất và số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Giá trị theo đơn vị tiền tệ phù hợp.
• Thời hạn thanh toán đã thỏa thuận.
• Thông tin tài khoản thanh toán của doanh nghiệp
• Điều khoản thanh toán, in ở mặt sau hóa đơn.

Nhờ những biện pháp quản lý tín dụng và nợ đơn giản này, doanh nghiệp sẽ thấy xác suất thanh toán chậm hoặc không thanh toán giảm đáng kể.

Dù áp dụng tất cả các biện pháp trêm thực tế doanh nghiệp vẫn không thể đảm bảo khách hàng sẽ thanh toán đúng thời hạn đã thỏa thuận. Đây chính là lúc chính sách và dịch vụ quản lý tín dụng của doanh nghiệp phát huy tác dụng. Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng để đảm bảo họ tuẩn thủ thỏa thuận hợp đồng có thể giúp doanh nghiệp tránh nhưng bất ngời không mong muốn. Đánh giá từng khách hàng với tần suất phù hợp với mức độ rủi ro  mà khách hàng đó thể hiện.

Trong trường hợp thanh toán chậm, đừng vội gọi ngay cho luật sư bởi điều quan trọng là phảu duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Hãy bắt đầu bằng cách liên hệ trực tiếp với khách gàng và theo dõi bằng văn bản lịch sự nhắc nhở nhưng kiên quyết rằng bạn đang chờ nhận thanh toán trong thời gian hợp lý.

Nhưng nếu một hóa đơn vẫn chưa được thanh toán sau hai đến ba tháng dù đã nhắc nhở nhiều lần, hãy cân nhắc chuyển giao cho một đơn vị thu hồi nợ chuyên nghiệp, chẳng hạn như công ty bảo hiểm tín dụng thương mại hoặc đơn vị thu hồi nợ của doanh nghiệp. 

 Để được hỗ trợ thêm, doanh nghiệp có thể tìm kiế các dịch bị quản lý tín dụng khác. Thật vậy, mặc dù lợi ích của quản lý tín dụng là rất nhiều, ngay cả một chiến lược dược xây dựng bài bản cũng không đảm bảo mọi rủi ro. Bảo hiểm tín dụng thương mại Allianz Trade có thể bổ sung cho quy trình quảm lý tín dụng khách hàng của doanh nghiệp và giúp bảo vệ trước nợ xấu. Hãy liên hệ với chuyên gia địa phương của chúng tôi để tìm hiểu về bảo hiểm hoản phải thu có thể giúp tổ chức bảo vệ tạ sản và tăng trưởng tư tin như thế nào.