Cách Quản lý Rủi ro Liên quan đến các Khoản phải thu

Trong hoạt động kinh doanh thông thường, việc cấp tín dụng thương mại và quản lý các khoản phải thu là điều tất yếu. Tuy nhiên, điều này luôn đi kèm với những rủi ro tiềm ẩn, có thể ảnh hưởng đến khả năng đánh giá chính xác các khoản nợ và gây khó khăn cho việc quản lý dòng tiền. Các rủi ro điển hình bao gồm: 

• Ghi nhận doanh thu cao hơn thực tế: Khi doanh thu bị ghi nhận cao hơn thực tế, số dư nợ phải thu được ghi nhận lớn hơn số tiền thực tế khách hàng đang nợ. Tình trạng này có thể xảy ra khi hệ thống lưu trữ hồ sơ kế toán thiếu chặt chẽ, dữ liệu không được quản lý tốt hoặc khi các khoản nợ khó thu hồi không được loại trừ  khỏi tổng công nợ phải thu, khiến lợi nhuận trông có vẻ cao hơn thực tế.
• Không tuân thủ nguyên tắc: Việc khóa sổ đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được ghi chép chính xác và đúng vào kỳ kế toán phát sinh. Nếu không có quy trình khóa sổ chuẩn xác, các khoản nợ phải thu và doanh thu có thể bị ghi nhận sai lệch do nhầm lẫn giữa các kỳ.
• Ghi nhận doanh thu thấp hơn thực tế: Rủi ro này xảy ra khi giá trị các khoản phải thu được ghi nhận ít hơn thực tế khách hàng thực sự còn nợ. Nguyên nhân có thể do sai sót trong quá trình hạch toán kế toán, hoặc cố tình thực hiện nhằm mục đích giảm thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
• Rủi ro tập trung khách hàng: Khi các khoản phải thu chỉ tập trung vào một vài khách hàng lớn, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro cực kỳ cao về doanh thu nếu những khách hàng này không thanh toán đúng hạn hoặc mất khả năng thanh toán.

Nếu chỉ một vài khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu, Doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng rủi ro mất cấn đối trong công nợ phải thu. Đây được gọi là mức độ tập trung cao của khoản phải thu và là một cách tiêu chuẩn để đo lường mức độ rủi ro của danh mục nợ.

khách hàng lớn chiếm tỷ trọng đa số trong các khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro dòng tiền nghiêm trọng nếu những khoản nợ này trở nên khó đòi hoặc không thể thu hồi. Tìm hiểu thêm về những rủi ro phát sinh liên quan khi doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào một số ít khách hàng. 

Các bước quản lý rủi ro khoản phải thu hiệu quả mà Doanh nghiệp có thể thực hiện để giảm thiểu rủi ro bao gồm:

• Duy trì hệ thống và các tiêu chuẩn quản lý: Thiết lập một hệ thống vận hành khả thi cùng các tiêu chuẩn rõ ràng trong quản lý các khoản phải thu, bao gồm cả việc phân tách trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan.
• Phân tích rủi ro khi cấp tín dụng: Trước khi tiếp nhận một khách hàng mới, doanh nghiệp cần đánh giá về mức độ tín nhiệm của khách hàng tiềm năng để xác định khả năng chậm thanh toán hay không thanh toán. Đồng thời, nên rà soát hàng tháng hoặc hàng quý về các khoản phải thu để có được bức tranh rõ ràng về rủi ro tín dụng.
• Thiết lập chính sách tín dụng có tính ràng buộc: Quy định rõ ràng điều khoản tín dụng, bao gồm hạn mức tín dụng sẵn sàng gia hạn và thời hạn thanh toán. Thảo luận các điều khoản này với khách hàng mới trước khi cấp hạn tín dụng.
• Giảm sự tập trung vào khách hàng: Đa dạng hóa cơ sở khách hàng bằng cách mở rộng sang nhiều phân khúc hoặc ngành kinh doanh khác nhau.
• Đầu tư vào bảo hiểm tín dụng thương mại: Một giải pháp quản lý rủi ro khoản phải thu hiệu quả khác là bảo hiểm tín dụng thương mại. Bảo hiểm tín dụng thương mại bảo vệ các khoản phải thu trong giao dịch B2B và có thể bồi thường một tỷ lệ nhất định của khoản nợ quá hạn khi khoản nợ đó trở thành hóa đơn không thể thu hổi.

Khi đánh giá rủi ro và hiệu quả quản lý khoản phải thu, Doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số cụ thể sau đây để đánh giá tình trạng của các khoản phải thu:

• Số ngày thu tiền bình quân: Mỗi ngành có mức trung bình khác nhau về Số ngày thu tiền bình quân (DSO) phản ánh tốc độ thu tiền sau khi phát hành hóa đơn. Thông thường, DSO được xem là lành mạnh khi không vượt quá thời hạn thanh toán ban đầu quá 50%. Nói cách khác, nếu thời hạn thanh toán là 30 ngày ròng và doanh nghiệp thường nhận được khoản thanh toán không quá 45 ngày sau khi phát hành hóa đơn, có thể coi các khoản phải thu của mình đang ở trạng thái tốt.
  
  Cách tính là: (Khoản phải thu bình quân ÷ Doanh thu được lập hóa đơn) x Số ngày
  
  
• DSO tối ưu: DSO tối ưu chỉ tính các khoản phải thu hiện tại, từ đó phản ánh số ngày thấp nhất có thể mà các khoản phải thu chưa được thanh toán. Khoảng cách giữ DSO thực tế và DSO tối ưu càng nhỏ thì chất lượng và mức độ lành mạnh của khoản phải thu càng tốt. 
  
  Công thức tính là: (Khoản phải thu hiện tại ÷ Doanh thu được lập hóa đơn) x Số ngày
  
  
• Số ngày chậm thanh toán bình quân: Trong khi DSO phản ánh lịch sử tổn thể của các khoản phải thu, thì Số ngày chậm thanh toán bình quân (ADD) cung cấp cái nhìn tổng quan và trực diện về mức độ hiệu quả của công ty trong việc thu hồi các khoản phải thu đúng hạn. Chỉ số này đo lường thời gian phải thanh toán một hóa đơn quá hạn. Chỉ số ADD càng thấp thì hiệu quả thu hồi càng cao.
  
  Công thức tính là: DSO –DSO tối ưu
  
  
• Vòng quay khoản phải thu: Tỷ lệ vòng quay khoản phải thu cho thấy doanh nghiệp quản lý tín dụng thương mại của mình tốt như thế nào và hiệu quả thanh toán thực tế như thế nào. Tỷ lệ càng cao, hiệu quả quản lý càng tốt.
  
  Công thức tính là : Tổng doanh số bán hàng trong kỳ÷ ((Các khoản phải thu đầu kỳ + Các khoản phải thu cuối kỳ) ÷ 2)
  
  
• Chỉ số hiệu quả thu hồi công nợ: Doanh nghiệp có thể hiểu mức độ hiệu quả của việc quản lý các khoản phải thu bằng cách tính Chỉ số Hiệu quả Thu công nợ (CEI). Khi CEI càng gần 100% cho thấy quy trình thu hồi nợ càng hiệu quả và được kiểm soát tốt. 
  
  Công thức tính là: (Số tiền phải thu đầu kỳ + Doanh số bán hàng tín dụng hàng tháng– Tổng số nợ phải thu cuối kỳ) ÷ (Số tiền phải thu đầu kỳ + Doanh số bán hàng tín dụng hàng tháng– Số tiền phải thu cuối kỳ) x 100

Việc theo dõi định kỳ các chỉ số này và định kỳ rà soát lại các chính sách và quy trình thu hồi công nợ của Doanh nghiệp một cách thường xuyên có thể giúp giảm thiểu rủi ro phải thu đối với tài khoản.