什麼是信用管理？快速了解重要性及好處

信用管理是指通過制定和實施合理的信用政策和程序，監控和評估客戶的信用狀況和行為，確保客戶的借款行為符合法律法規和企業的信用要求，並在必要時采取適當的措施，以保證企業的信用風險被有效控制的過程。換句話說，「信用管理是指向您的客戶授予信用、設置付款條款和條件，使其能夠按時足額支付帳單、回收賬款，並確保客戶(和員工)遵守貴公司信用政策的過程。」

我們估計，在中小企業中，有五分之一的企業破產是由於客戶拖欠發票造成的。而且這會產生連鎖反應：您的客戶 逾期付款會對您自身的信譽產生影響。這就是為什麼信用和債務管理對成功經營企業至關重要。

所以當您思考“什麼是信用管理？”時，將其視為貴公司防止客戶逾期付款或違約的行動計畫。

有效的信用管理計畫是一個持續過程，包括識別風險、評估其潛在損失並從戰略上防範授予信用的固有風險。

信用管理的目的是確保企業的借款活動能夠持續、穩定和有效地進行，同時降低企業面臨的信用風險，信用管理能夠幫助您清楚地瞭解您公司的財務狀況，從而避免不必要的信用和貿易風險並把握商機。

除此之外，信用管理的好處還包括：

• 現金流管理：確保您的現金流入始終高於現金流出，從而確保您能夠按時支付帳單和員工工資。
• 通過及早發現並預防壞賬來減少逾期付款的次數，從而降低拖欠對您的企業造成不利影響的可能性。
• 增加可用的 企業流動性。
• 提高商帳追收速度和覆蓋面。
• 縮短貴公司的應收賬款周轉天數（DSO）。
• 發現機會，釋放貴公司的流動資金，用於支持戰略增長的關鍵業務投資。
•  幫助您規劃和分析業績，為您編制未來幾年的財務預算提供參考依據。
•  讓能夠為您的業務擴張計畫提供資金的潛在貸款機構放心。

首先，仔細研究貴公司目前採用的信用管理服務和做法：

• 誰負責信用管理：團隊？個人？抑或是忙碌的高管（他們可能沒有時間作出準確的信用決策）？
  
• 與付款條件或您的逾期付款流程相關的現行規則有哪些？

如果您目前尚未制定信用和債務管理流程，您可以從以下幾個方面著手：

• 計算您的平均應收賬款周轉天數或DSO（您從客戶處取得貨款所需的平均天數），並將其與您所在行業的水準進行比較。
• 檢查一下平均而言，您是否在應收賬款到賬之前向供應商付款。如果是這樣，您可能需要調整您的結算週期和付款條件。
• 保持合理、多樣性的客戶結構，避免依賴某一個大客戶。

整個公司都應該熟悉信用風險管理的最佳實踐，包括優化合同管理和應收賬款催收、識別和分析新客戶拖欠風險以及制定積極的信用風險緩解計畫。您應該定義其他部門在信用帳戶管理方面需要採取的行動，並指定責任人。

最後，您的信用管理流程應在規避風險和把握機會之間尋求合理的平衡。過於謹慎可能意味著錯失一些銷售機會，而過於寬鬆可能會使您忽略風險客戶的跡象。

積極主動在信用管理中發揮著重要作用，尤其是在瞭解客戶財務狀況方面。

對任何企業來說，新客戶都是受歡迎的，但必須確保他們不會成為負擔：通過制定積極主動的信用風險緩解計畫來識別和分析其拖欠付款的風險。這是信用和債務管理的重要環節之一。

即使是現有客戶，也應定期對其進行審查。您不能僅僅因為您與客戶的關係良好，而認為其不存在拖欠風險。

通過商會和信用機構、銀行和貿易征信等可以瞭解客戶最新的財務活動及其現金流狀況。

因此，請瞭解一下客戶所處特定行業和市場的情況，並注意與密切相關行業的經濟表現進行比較。

與外國客戶開展業務時，信用管理變得更加複雜，因為解釋和理解國外衡量信譽所依據的資訊可能存在困難。

在評估國際客戶時，應查閱 國家風險評級報告，如貨幣匯率波動、經濟或政治動盪、貿易制裁或禁運的可能性等。

總的來說，經審計的財務報表是瞭解一家公司財務狀況的最佳方式，儘管一些私有企業客戶可能不願意向您提供這些資訊。客戶信用審查工具，如 安聯貿易TradeScore，以及 貿易信用保險可以為您提供幫助。它們可以間接向您提供財務資訊，從而説明您進行信用和債務管理。

在與客戶簽訂合同時，您應注意以下幾點：

• 確保合同包括您的交付和付款條件，並解釋說明協議中的任何條款，如哪些條件適用，哪些條件是您可以接受的。
• 在簽訂合同時請律師審查合同條款。
• 明確客戶的付款程式、政策和特點，確認您應該將發票寄給誰，並要求對方提供回執。
• 在完成工作或提供服務後儘早開具發票。在寄送發票時，確保注明的連絡人、公司名稱和地址正確無誤，以便得到及時處理。要求收件人發送回執。

為了盡可能確保客戶按時支付您的發票，我們建議發票包括以下內容：

您的公司名稱、位址、電話號碼、電子郵箱位址和連絡人姓名。

• 採購訂單參考編號。
• 貨物或服務的性質和數量。
• 以相關貨幣表示的價格。
• 約定的付款期限。
• 您的付款詳細資訊。
• 您的條款，印在發票背面。

這些簡單的債務和信用管理技巧將有助於降低逾期付款或拖欠的可能性。

儘管採取了所有上述措施，遺憾的是您仍無法保證您的客戶一定會在約定期限內付款。這再次證明了您的信用管理政策和信用管理服務的重要性。監測客戶付款進度，確保其遵守合同約定，有助於避免發生不愉快的意外情況。對每位元客戶進行審查，審查頻率根據特定客戶呈現的感知 交易風險確定。

在您的客戶發生逾期的情況下，不要立即致電您的律師，因為這對避免 未付發票和保持良好的客戶關係很重要。首先，您可以親自給客戶打電話，然後通過發送一封措辭禮貌但堅定的書面催款函予以跟進，說明您希望在合理的時間內收到付款。

但是，如果在您發送催款函兩三個月後客戶仍未支付發票，則可以考慮求助於專業的商帳追收機構，如您的 貿易信用保險公司或 商帳追收公司。