A csődeljárások egynegyede a késedelmes fizetések következménye. De akár egyetlen egy késedelmes teljesítés is jelentős cash flow problémát okozhat. A követelések jogi úton történő érvényesítése pedig jelentős anyagi és időbeli ráfordítással járhat. A fizetési felszólítások küldése sajnos nem feltétlenül elegendő ilyen helyzetben. Ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan lehet hatékonyan kezelni és elkerülni a késedelmesen teljesítő vevőket.
A késedelmes fizetés fogalma
A késedelmes fizetésen azt értjük, amikor a fizetésre kötelezett azután teljesíti kötelezettségét a hitelező vagy szolgáltató felé, hogy a fizetési határidő vagy a fizetésre vonatkozó türelmi időszak lejárt.
A késedelmes fizetéseknek sok oka lehet: cégvezetési problémák, piaci változások, vagy akár az, hogy egy cég saját vevői nem fizetnek időben. Az is előfordulhat, hogy a vevő visszatartja a fizetést, mert vitatja a rendelés szerződésszerű teljesítését.
A késedelmes fizetések hatása a vállalkozásokra
A kereskedelmi adósságok késedelmes fizetése behajthatatlan követelésekké változtathatja a vevőköveteléseket, ami átmeneti vagy tartós készpénzvesztést jelent. A tartozások rendezésének jelentős késedelme pedig idővel behajthatatlan követelésekké változtathatja a vevőköveteléseket. Ez hatással van a cégük pénzügyi kilátásaira és potenciálisan a cégükkel kapcsolatban álló más vállalkozásokéra is.
A késedelmes fizetés egyben időbe és pénzbe is kerül: a felszólítólevelek kiküldése többletmunkaidővel jár, a bevételkiesés pótlására pedig például rövid lejáratú kölcsönre vagy folyószámlahitelre lehet szüksége.
Adósságbeszedési szabályozás, késedelmes fizetés díja és kamata
A késedelmes teljesítések esetére vonatkozóan jellemzően mindenhol vannak megfelelő jogszabályok. Egyes országokban a jogszabályok előírják, hogy egy fizetés mikor minősül „késedelmesnek”, illetve milyen díjak, kötbér és késedelmi kamatok vethetők ki a járulékos behajtási költségek megtérülésére. Ezeket a törvényeket azonban nem alkalmazzák világszerte.
Jobbak az esélyei, ha Európában vagy Észak-Amerikában kereskedik, ahol létezik a késedelmes fizetésekre vonatkozó jogi szabályozás.
Az Európai Unióban egy először 1998-ban bevezetett jogszabály rendelkezik arról, hogy a vállalatoknak joga van késedelmi kamat beszedésére. Egyszerűen fogalmazva, az uniós szabályozás azt mondja ki, hogy az adósok kötelesek kamatot fizetni és megtéríteni a hitelező ésszerű behajtási költségeit is, ha nem fizetnek időben az árukért és szolgáltatásokért.
Azaz igényelheti a felmerült tartozás behajtásával kapcsolatos ésszerű költségek megtérítését (behajtási költség átalány), valamint további késedelmi kamatot, a ki nem fizetett tartozás nagyságától és a késedelem mértékétől függően. Ezeket a feltételeket egyértelművé kell tenni a vevőivel kötött szerződéseiben. A késedelmes fizetés esetére vonatkozó díjak és megnövelt kamatok arra ösztönzik a vevőt, hogy lejáratkor fizessen, ha el akarja kerülni a további költségeket.
Ne feledje, hogy a követeléskezelés és az arra vonatkozó jogszabályok országonként nagyon eltérőek. Vannak olyan régiók, ahol egyáltalán nincs jogszabály a beszállítók támogatására. A Croner’s Reference Book for Exporters című könyv hasznos információforrás a témában, csakúgy, mint az itt elérhető országriportjaink.
Küldje ki gyorsan a fizetési felszólításokat
Ha egy vevője elmulasztja a fizetési határidőt, gyorsan küldjön neki fizetési felszólítást, amely tartalmazza a következő információkat:
· Mindkét cég adatai (név, cím)
· Levele kelte
· Fő kapcsolattartó cégénél
· Fizetési hivatkozások, számlaszám
· Teljes tartozás + kamatok/büntetések (magyarázza el ezeket a költségeket, ha hozzáadja őket)
· Világosan magyarázza el, hogy a fizetés lejárt, és az ügyfél megszegte a feltételeket
· Hivatkozzon a korábbi megállapodásra
· Mondja el, mi történik ezután, beleértve a végső fizetési dátumot és a következményeket, ha az ügyfél továbbra sem fizet (adósságbehajtás, kapcsolódó kamatok és büntetések, jogi eljárások).
A helyzet megértést és tapintatot igényel. Egy közvetítő alkalmazása segíthet fenntartani a jó kapcsolatot a vevő és a szállító közötti feszültség mérséklése érdekében.
Miben segíthet egy követelésbehajtási szakértő?
Ön mint szállító különösen súlyos akadályokba ütközhet egy lejárt követelés behajtásakor, ha vevője a világ egy másik pontján van. Egy olyan kereskedelmi hitelbiztosító, mint az Allianz Trade globális adósságbehajtási jelenlétével segíthet Önnek ilyen helyzetben is a nyelvi akadályok és az időzóna-problémák kiküszöbölésével, valamint a vevő helyben történő megszólításával.
Ha az ügyből bírósági eljárás lesz, minimum a következő dokumentumokra lesz szüksége:
- A szállító és a vevő között aláírt szerződés. Ez lehet szerződési feltételek, adásvételi szerződés, stb. Ez bizonyítja, hogy az árut vagy szolgáltatást megrendelték.
- Szállítási számlák, szállítási visszaigazolás stb. (aláírva!), amely jelzi az áruk vagy szolgáltatások szállításának teljesítését.
Hogyan lehet elkerülni a késedelmes fizetéseket?
Minél gondosabban készít elő egy szerződést, annál kevesebb problémája lehet a késedelmes fizetésekkel. Három fontos lépés:
1. Mérje fel vevői hitelképességét – jellemzően időben fizetnek? Milyen fizetési előzményeik vannak? Milyen a hírnevük?
2. Határozzon meg és egyeztessen egyértelmű fizetési feltételeket és hitelkereteket vevőivel.
3. Vegye igénybe export-import terén tapasztalattal rendelkező jogász segítségét a szerződés véglegesítéséhez.
Ha készen áll a szerződésben foglaltak teljesítésére, győződjön meg arról, hogy az oldalakat aláírták és dátummal látták el (az elektronikusan generált és aláírt/dátumozott szerződések egyre inkább elfogadhatóak jogi szempontból), mielőtt bármilyen megrendelés vagy munka megkezdődik. Rendben van, ha ezeket a feltételeket a számlái hátoldalán is feltünteti, de ez önmagában nem elegendő a megállapodás érvényességének bizonyításához: a számlákat az ajánlat elfogadása után állítják ki. A számlák önmagukban nem jelentenek elfogadott megállapodást.
Ne feledje: a kereskedelmi tartozások késedelmes fizetése cash flow problémákat okozhat, és fizetésképtelenséghez vezethet. A túlzottan konzervatív hiteldöntések azonban elszalasztott lehetőségeket eredményezhetnek. A megfelelő egyensúly megteremtése kritikus fontosságú a vállalat nyereségének maximalizálásához. A kereskedelmi hitelbiztosítás segít megtalálni ezt az egyensúlyt azáltal, hogy információkat nyújt vevői hitelképességéről, és megvédi cégét a követelések végleges kiesésével szemben.