A vevő és a szállító közötti kapcsolatok feszültté válhatnak a kifizetetlen számlák miatt. Az ilyen feszültség veszélyt jelent az egész üzleti kapcsolatra.
Annak érdekében, hogy elkerülje, hogy a késedelmes fizetések kifizetetlen számlákká váljanak, amelyek hosszadalmas és költséges jogi eljárásokba torkollhatnak, bizonyos hibákat el kell kerülni. Előnyt jelenthet, ha közvetítőt alkalmaznak a jó kapcsolatok fenntartása érdekében, a vevők és beszállítók közötti feszültség csillapítása érdekében.
Hogyan válhat feszültté egy üzleti kapcsolat a kifizetetlen számlák miatt?
Általában a vevő és a szállító közötti kommunikáció hiánya a kifizetetlen számlák körüli feszültség fő oka. Az esetek túlnyomó többségében a számla késedelmes fizetése a vevő cash flow problémáinak következménye. A vevők ilyenkor gyakran mulasztják el jelezni a problémát, leginkább azért, mert szégyellik a dolgot. Nem akarják, hogy cash flow problémáik kitudódjanak, ezért „hallgatásba burkolóznak”, és nem válaszolnak a beszállítók hívásaira vagy emlékeztetőire. Szerencsésebb lenne ilyenkor elébe menni a dolognak, és jelezni a beszállítók felé, hogy gond van.
A vezetőségnek soha nem kellemes, ha a cégnek adósságai vannak. Ezt nem tudatosan választják. Ha ilyen helyzetbe kerülnek, annak gyakran az az oka, hogy nincs módjuk a kifizetetlen számlákat kiegyenlíteni a megrendelésre vonatkozó fizetési feltételeknek megfelelően.
Milyen okok miatt késnek a vevők a fizetéssel?
A cash flow problémáknak rendkívül sokféle oka lehet, eredhetnek akár a cégvezetők hibájából vagy előfordulhatnak a piaci változások miatt. Lehet ok az is, hogy a cég egy vevője nem fizeti ki a számláit.
Az is előfordulhat azonban, hogy a megrendelő a megrendeléssel kapcsolatos vita – például rossz áru vagy minőségi probléma – miatt nem akar fizetni. A vita érintheti a megrendelésnek akár csak egy kis részét, amely miatt azonban a teljes összeg fizetését megtagadhatja a vevő. Az ilyen vevők a vitát elvi kérdéssé teszik. A fizetések emiatt történő késleltetése a készpénz megtartásának egyik módja is lehet, még akkor is, ha erre nem feltétlenül van szükség.
A megrendelés vitatása jogos is lehet, azonban a fizetés késleltetése a szállító értesítése nélkül sokkal kevésbé mondható annak. Ez is feszültség forrása lehet a szállító és a vevő között. A követelésbehajtók szerepe ebben az esetben az, hogy emlékeztessenek a tisztességes kereskedelmi normákra, és megkönnyítsék a kifizetetlen számlák behajtását.
Milyen beszállítói magatartásformák hathatnak károsan az üzleti kapcsolatra?
Ha a szállító túl nagy nyomást gyakorol a vevőre a számla kifizetése érdekében, az könnyedén konfliktushelyzethez vezethet. Persze a szállító magatartása ilyen esetben érthető, hiszen gondoskodnia kell a kifizetetlen számlák behajtásáról, hogy saját cash flow-ja rendben legyen, de senki sem szereti, ha nyomás alá helyezik. Hasonlóképpen, a vevő jogi eljárással való megfenyegetése sem egészséges a kapcsolat hosszú távú jövője szempontjából.
Azonban az érzelmekre hatni sem biztos, hogy jó taktika. A szállító és a vevő gyakran ismerik egymást, ami oda vezethet, hogy az előbbi hallgatólagosan hosszabb fizetési határidőt biztosít az utóbbinak. A vevő ezután kihasználhatja ezt a bizalmat, és előbbre sorolhatja más szállítók számláinak kifizetését, amelyekkel a kapcsolat kevésbé biztonságos.
Hogyan lehet utánamenni a kiegyenlítetlen számláknak és levelet írni a vevőnek?
Általános szabály, hogy mindig a lehető leghamarabb számlázzon, és kérje meg vevőjét, hogy igazolja vissza a számla átvételét. Természetesen fontos az is, hogy a számla pontos legyen, minden adat helyesen szerepeljen rajta. Jó gyakorlat a számla sikeres kézbesítésének bizonyítására szolgáló nyugta megőrzése.
Ezután jegyezze fel a számla részleteit, és lépjen kapcsolatba a vevővel, amint közeledik az esedékesség, ne várjon a fizetési határidő lejártáig, különösen a nagy összegű számlák esetében. Ha lehetséges, ismerje meg vevője vállalkozásánál a számlák kiegyenlítéséért felelős személyt, mert ez megkönnyítheti a fizetést. A fizetési határidő közeledtével küldjön egy barátságos emlékeztetőt, hogy várja a számla időben történő kiegyenlítését.
Ha elmulasztják a fizetési határidőt, gyorsan vegye fel velük a kapcsolatot – ideális esetben írásban, a kifizetetlen számla mellékelésével –, és maradjon kapcsolatban a vevővel, biztosítva azt, hogy megértik, nem fogadja el a nemfizetést. Létrehozhat egy automatikus emlékeztető folyamatot is, amely emlékezteti vevőit fizetési kötelezettségükre, és maximalizálja a kifizetetlen számlák behajtásának esélyét.
A kifizetetlen számlákról szóló levelében feltétlenül tüntesse fel a következőket:
- Mindkét cég adatai (név, cím)
- Levele kelte
- Fő kapcsolattartó cégénél
- Fizetési hivatkozások, számlaszám
- Teljes tartozás + kamatok vagy költségek, ha úgy dönt, hogy hozzáadja őket a számla összegéhez (részletezze ezeket a levélben)
- Világosan magyarázza el, hogy a fizetés lejárt, és a vevő megszegte a feltételeket
- Hivatkozzon a korábban egyeztetettekre
- Jelezze, milyen következő lépéseket kíván tenni, beleértve a végső fizetési határidőt és a következményeket, ha a vevő továbbra sem fizet (adósságbehajtás, jogi eljárások).
A számláival kapcsolatos információkat olyan hozzáférhető formátumban kell tárolnia, amely világos képet ad a késedelmes fizetésekről.
Milyen hozzáadott értéke lehet egy behajtási közvetítőnek a kifizetetlen számlák behajtásában?
A közvetítőnek nincs érzelmi kötődése a vevőhöz, és célja, hogy meghallgassa mindkét felet, és megtalálja az optimális megoldást. Előnyösebb a peren kívüli egyezség elérése a kifizetetlen számlák behajtásának elősegítése és a kereskedelmi kapcsolat fenntartása érdekében. A vevők nem tesznek olyan ígéreteket egy közvetítőnek, mint egy általuk ismert szállítónak. Amikor elkezdődik a párbeszéd, általában megértik és elfogadják a folyamatokat.
Mik az előnyei egy adósságbehajtónak a tartozás rendezésében?
Az odafigyelés, az edukáció és a bizalom kialakításának képessége mind olyan tényezők, amelyek megkönnyítik a párbeszédet a későn fizető vevővel. A behajtók elmondják, hogy azért vannak, hogy segítsenek megtalálni a megoldást. Képviselik a szállító álláspontját, aki érthető módon nem kíván a vevő bankjaként működni. A vevők megértik ezeket az érveket.
A behajtók, mint a vevő szemében semleges felek, gyorsan meg tudják határozni a fizetési probléma forrását, majd olyan megoldást találnak, amely mindkét fél számára kielégítő, és hozzájárul a kifizetetlen számlák rendezéséhez. Ha a fizetési késedelem a megrendeléssel kapcsolatos vita eredménye, akkor a szóban forgó hiányosságok leírását és a „vitathatatlan” szempontokat összegyűjtik a vevőtől, hogy ezt az információt megosszák a szállítóval. Ha a cash flow a probléma, akkor a követelés egy ésszerű részének átütemezését javasolják.