Làm thế nào để đàm phán các điều khoản thanh toán với khách hàng?

Điều khoản bán hàng' là chi phí, khối lượng, giao hàng, phương thức và ngày thanh toán. Chúng phải cực kỳ rõ ràng. Trong hợp đồng, tín dụng được cấp dưới dạng một "hạn mức tín dụng", quy định chi tiết cách thức lên lịch thanh toán theo thời gian. Nó khác với "thanh toán trước" (PIA), thanh toán trước khi giao hàng, hoặc "thanh toán khi giao hàng" (COD) – thanh toán ngay khi nhận hàng.

Trong trường hợp sử dụng hạn mức tín dụng, khách hàng có thể đàm phán một khoản chiết khấu nếu thanh toán hóa đơn sớm hoặc một khoản giảm giá nếu thanh toán đúng hạn. Cơ chế này mang lại lợi ích kép: nó khuyến khích khách hàng trả tiền nhanh hơn và xây dựng lòng trung thành lớn hơn trong dài hạn.

Ví dụ. Một khách hàng được cấp tín dụng thương mại với điều khoản “5/10 net 30”: nếu thanh toán được thực hiện trong vòng 10 ngày, khách hàng được chiết khấu 5%. Nếu không, toàn bộ số tiền phải được thanh toán trong vòng 30 ngày.

Doanh nghiệp cũng có thể đàm phán một khoản thanh toán trả trước một phần hoặc tiền đặt cọc để đổi lấy các điều khoản thanh toán dài hơn.  

Việc cấp cho khách hàng một  khoản tín dụng thương mại đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đồng ý hoãn một dòng tiền chảy vào ngân quỹ của mình, ngay cả khi hóa đơn đã được ký kết và doanh thu đã được ghi nhận. Do đó, doanh nghiệp phải đảm bảo rằng vị thế dòng tiền của mình cho phép thực hiện điều đó. 

Đây là lý do tại sao việc phân tích kỹ lưỡng vốn lưu động là điều thiết yếu trước khi đàm phán các điều khoản tín dụng. Việc tích lũy quá nhiều khoản phải thu thương mại có thể làm giảm dòng tiền tự do và gây trở ngại cho các hoạt động vận hành cũng như đầu tư hiện tại của doanh nghiệp.

Việc kiểm tra xem công ty có đủ nguồn dự trữ tài chính vững chắc hay không cũng rất hữu ích để phòng trường hợp phát sinh rắc rối với một bên thanh toán xấu.

Để biết thêm thông tin về quản trị dòng tiền, hãy đọc các bài viết của chúng tôi: Cách bảo vệ dòng tiền và Cách lập dự báo dòng tiền.

Tương tự, doanh nghiệp nên nghiên cứu tình hình tài chính của khách hàng – ví dụ bằng cách thực hiện kiểm tra tín dụng khách hàng – trước khi đàm phán các điều khoản thanh toán hóa đơn, nhằm đánh giá khả năng thanh toán đúng hạn của họ.

Các báo cáo tài chính của công ty có thể được sử dụng để ước tính khả năng thanh toán của họ trong ngắn và trung hạn. Cụ thể, bạn nên xem xét dòng tiền hoạt động – lượng tiền mặt được tạo ra từ các hoạt động kinh doanh hiện tại – cũng như hệ số nợ trên thu nhập của họ so với mức trung bình của ngành.

Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu một báo cáo tín dụng bao gồm chi tiết lịch sử thanh toán của khách hàng với các công ty khác. Điểm tín dụng là thước đo sự ổn định tài chính của một công ty và khả năng họ thanh toán đúng hạn: điểm thường dao động từ 1 đến 100, trong đó 75 là mức điểm xuất sắc.

Một số ngân hàng và công ty có cung cấp dịch vụ lập các báo cáo hoặc chấm điểm tín dụng như vậy.

Bên ngoài các khía cạnh tài chính, việc  tìm hiểu về danh tiếng khách hàng, uy tín của ngân hàng mà họ sử dụng, các thực hành kinh doanh và lý lịch của đội ngũ quản lý cấp cao của công ty đó cũng rất hữu ích trước khi thiết lập các điều khoản thanh toán: vì tín dụng thương mại còn dựa trên một mối quan hệ tin cậy.

Các yếu tố khách quan và phi tài chính khác có thể được tính đến để đánh giá uy tín tín dụng của khách hàng và đàm phán các điều khoản thanh toán phù hợp:

• Quy mô của khách hàng: Một khách hàng nhỏ thường rủi ro hơn và tốn kém chi phí quản lý hơn so với khối lượng kinh doanh mà họ mang lại cũng như nguồn lực tài chính của họ.
• Vòng đời của hàng hóa: Nếu sản phẩm cung cấp là hàng dễ hư hỏng hoặc có thời hạn sử dụng ngắn, giá trị tài sản thế chấp của nó – thứ cuối cùng có thể dùng làm vật bảo đảm trong trường hợp không thanh toán – sẽ giảm nhanh chóng. Trong trường hợp này, các điều khoản thanh toán ngắn hạn là ưu tiên hàng đầu.

“Điều khoản bán hàng” là những điều khoản thanh toán cơ bản và quan trọng nhất trong hợp đồng: chi phí, khối lượng, giao hàng, phương thức và ngày thanh toán. Chúng phải cực kỳ rõ ràng.

Trong hợp đồng, tín dụng thương mại được cụ thể hóa thành một “hạn mức tín dụng”, quy định chi tiết lịch trình thanh toán theo thời gian. Nó khác với “thanh toán trước” (PIA) – thanh toán trước khi giao hàng, hoặc “thanh toán khi giao hàng” (COD) – thanh toán ngay khi nhận hàng.

Trong trường hợp có hạn mức tín dụng, khách hàng có thể đàm phán khoản chiết khấu nếu thanh toán sớm, hoặc giảm giá nếu thanh toán đúng hạn. Cơ chế này rất tích cực: nó khuyến khích khách hàng trả tiền nhanh và xây dựng lòng trung thành lớn hơn trong dài hạn.

Ví dụ. Một khách hàng được cấp tín dụng thương mại với điều khoản “5/10 net 30”: nếu thanh toán trong vòng 10 ngày, khách hàng được chiết khấu 5%. Nếu không, toàn bộ số tiền phải trả trong vòng 30 ngày.

Doanh nghiệp cũng có thể đàm phán một khoản trả trước một phần hoặc tiền đặt cọc để đổi lại các điều khoản thanh toán dài hơn.

Đằng sau các khía cạnh kỹ thuật và tài chính của việc đàm phán điều khoản thanh toán là một chiến lược kinh doanh toàn diện hơn. Doanh nghiệp phải tự hỏi bản ân loại quan hệ nào muốn xây dựng với khách hàng lâu dài.

Một khách hàng trung thành và thường xuyên cần được ưu đãi: những tài khoản này tạo nên nền tảng duy trì doanh nghiệp, đảm bảo tính định kỳ của các đơn hàng và cuối cùng là sự vững chắc của dòng tiền hoạt động.

Tương tự, trong trường hợp hóa đơn chưa được thanh toán, cần duy trì mối quan hệ khách hàng tốt và xoa dịu căng thẳng để ngăn tình trạng thanh toán chậm biến thành việc không thanh toán.

Kết luận: Không có công thức kỳ diệu nào để đàm phán các điều khoản thanh toán hoàn hảo. Nhưng sự hiểu biết thấu đáo về tình hình tài chính của doanh nghiệp và của khách hàng, cũng như việc xác định một chiến lược kinh doanh rõ ràng, có thể giúp đặt nền móng vững chắc cho các cuộc đàm phán. Kết hợp với  bảo hiểm tín dụng thươn mại tốt, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát tình hình tài chính và quản lý danh mục khách hàng dài hạn một cách hiệu quả.