Bao thanh toán hóa đơn là gì và hoạt động như thế nào?

Bao thanh toán hóa đơn liên quan đến việc bán các hóa đơn chưa thanh toán cho một bên thứ ba để đổi lấy một khoản tạm ứng tiền mặt. 

Đây có thể là một giải pháp hữu ích giúp các doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn nhanh chóng, nhằm bù đắp tình trạng  thiếu hụt dòng tiền hoặc chi trả các khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Trong những hoàn cảnh phù hợp, đây có thể là một lựa chọn tốt cho các công ty đang đối mặt với các vấn đề dòng tiền tạm thời hoặc muốn tận dụng các cơ hội kinh doanh bất ngờ.

Bao thanh toán hóa đơn là khi một công ty bán một phần hoặc toàn bộ các hóa đơn chưa thanh toán của mình cho một bên thứ ba (gọi là “đơn vị bao thanh toán”) để đổi lấy một khoản tạm ứng tiền mặt. Khoản tạm ứng này thường chiếm từ 80% đến 90% giá trị số tiền ghi trên hóa đơn.

Công ty có thể sử dụng khoản tiền tạm ứng này cho bất kỳ mục đích nào, ví dụ như trả nợ, mua nguyên vật liệu, thiết bị, đầu tư mới hoặc trả lương.

Đơn vị bao thanh toán sẽ chịu trách nhiệm thu hồi tiền từ các hóa đơn đó. Khi họ thu được tiền, phần còn lại sẽ được trả lại cho công ty ban đầu sau khi trừ đi các khoản phí đã thỏa thuận.

Tùy vào tình huống cụ thể mà doanh nghiệp có thể chọn các loại hình khác nhau.

Loại hình bao thanh toán hóa đơn phổ biến nhất được gọi là bao thanh toán “có truy đòi”. Theo mô hình này, nếu đơn vị bao thanh toán không thu hồi được khoản thanh toán từ hóa đơn, doanh nghiệp phát hành hóa đơn có nghĩa vụ mua lại hóa đơn đó sau một khoảng thời gian nhất định và vẫn là bên chịu trách nhiệm cuối cùng đối với rủi ro không thanh toán. 

Phương án thay thế cho bao thanh toán có truy đòi là bao thanh toán không truy đòi, theo đó đơn vị bao thanh toán sẽ gánh chịu phần lớn, nhưng không phải toàn bộ, rủi ro không thanh toán. Trong mô hình này, các trường hợp cụ thể như khách hàng phá sản thường được quy định rõ trong hợp đồng, doanh nghiệp phát hành hóa đơn vẫn phải chịu trách nhiệm về việc không thanh toán. Trong đa số trường hợp, các công ty bao thanh toán cũng chỉ áp dụng hình thức không truy đòi đối với các hóa đơn phát hành cho khách hàng có xếp hạng tín dụng tốt.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể hoàn toàn chủ động trong việc quản lý các hóa đơn với khách hàng thường xuyên, có giá trị tương đối nhỏ, nhưng lại mong muốn một công ty bao thanh toán tiếp nhận trách nhiệm đối với một hoặc một số hóa đơn có giá trị đặc biệt lớn, hoặc chiếm tỷ trọng đáng kể trong doanh thu hằng năm của doanh nghiệp.

Bao thanh toán theo từng hóa đơn cho phép doanh nghiệp tự quyết định hóa đơn nào sẽ đưa vào bao thanh toán và hóa đơn nào tiếp tục do doanh nghiệp tự quản lý nội bộ.

Trái ngược với bao thanh toán theo từng hóa đơn, bao thanh toán toàn bộ sổ công nợ, còn được gọi là bao thanh toán toàn bộ doanh thu, là hình thức doanh nghiệp bán toàn bộ các hóa đơn đang lưu hành, thay vì chỉ lựa chọn một số hóa đơn nhất định. Hình thức này có thể được thực hiện trên cơ sở thường xuyên, liên tục.

Bao thanh toán toàn bộ sổ công nợ là một giải pháp hấp dẫn đối với các doanh nghiệp mong muốn tối ưu hóa việc nhận ứng trước tiền mặt ngay lập tức. Trong khi đó, một số doanh nghiệp khác lại ưu tiên sự linh hoạt của việc lựa chọn hóa đơn nào đưa vào bao thanh toán và hóa đơn nào tiếp tục do doanh nghiệp tự quản lý nội bộ. 

Mặc dù bao thanh toán hóa đơn không phù hợp với tất cả mọi doanh nghiệp, nhưng phương thức này vẫn sở hữu những lợi ích rõ rệt, giúp nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều công ty.

Lợi ích đầu tiên là bổ sung dòng tiền, giúp doanh nghiệp có thể sử dụng để chi trả các chi phí ngắn hạn, hoàn trả các khoản vay hoặc đầu tư vào những cơ hội kinh doanh bất ngờ.

Phương thức bao thanh toán không truy đòi giúp loại bỏ rủi ro không thu hồi được công nợ, vì đơn vị bao thanh toán sẽ gánh chịu rủi ro trong trường hợp khách hàng không thanh toán. Các đơn vị này luôn thực hiện kiểm tra tín dụng đối với khách hàng cuối cùng để giảm thiểu rủi ro này xuống mức thấp nhất.

Bằng cách bán lại các hóa đơn, doanh nghiệp có thể giải phóng nguồn lực để tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi. Thời gian và công sức dành cho việc thu hồi nợ sẽ chuyển sang cho đơn vị bao thanh toán, giúp giảm bớt các chi phí mà lẽ ra phải chi trả cho đội ngũ nhân viên và chuyên gia thu hồi nợ chuyên trách.

Dù là bao thanh toán theo từng hóa đơn hay bao thanh toán toàn bộ sổ cái, hình thức này đều mang lại cho doanh nghiệp sự linh hoạt tối đa trong quản lý dòng tiền. Bao thanh toán hóa đơn cũng rẻ hơn và dễ dàng hơn so với việc đăng ký vay vốn từ các tổ chức tài chính, khiến nó trở thành một lựa chọn tốt để giải quyết các vấn đề về dòng tiền trong ngắn hạn.

Mặc dù có những lợi ích đã được công nhận, bao thanh toán hóa đơn vẫn tồn tại những nhược điểm nhất định. Dù việc theo dõi thanh toán trở thành trách nhiệm của đơn vị bao thanh toán, nhưng bản thân quy trình này vẫn đòi hỏi những tác vụ hành chính nhất định. Những tác vụ này sẽ phát sinh chi phí nội bộ, thay đổi tùy thuộc vào độ phức tạp và quy mô của chương trình bao thanh toán. Ngoài ra, còn có các chi phí khác liên quan đến hình thức này.

Dịch vụ của một công ty bao thanh toán luôn đi kèm với chi phí. Phí bao thanh toán hoặc mức chiết khấu là một khoản phí có thể thương lượng mà công ty bao thanh toán sẽ khấu trừ từ giá trị của hóa đơn khi hóa đơn được bán lại cho họ. Giá trị của khoản chiết khấu này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm cả khoảng thời gian mà đơn vị bao thanh toán dự tính sẽ thu hồi được tiền.

Trong hầu hết các trường hợp, mức chiết khấu bao thanh toán sẽ lên đến 10% giá trị hóa đơn.

Ngoài mức chiết khấu, các khoản phí dịch vụ bổ sung cũng có thể được áp dụng. Những khoản phí này có thể bao gồm: phí nộp hồ sơ, phí xử lý hóa đơn, phí hàng tháng và phí chấm dứt hợp đồng. Tất cả những khoản này khi cộng dồn lại có thể tạo nên một con số đáng kể.

Bên cạnh phí dịch vụ và phí chiết khấu, lãi suất cũng có thể được tính dựa trên giá trị của hóa đơn. Điều này sẽ phụ thuộc vào việc hóa đơn đó chậm thanh toán trong bao lâu. 

Bao thanh toán hóa đơn có thể là một giải pháp tuyệt vời cho các công ty cần giải quyết vấn đề dòng tiền trong ngắn hạn. Nó có thể giúp tiết kiệm  thời gian và công sức dành cho việc theo dõi hóa đơn và các điều khoản thanh toán, cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Tuy nhiên, trước khi quyết định đây có phải là giải pháp phù hợp hay không, cần xem xét các yếu tố như ngành nghề kinh doanh, lịch sử tín dụng và hành vi thanh toán của khách hàng, và phân tích đầy đủ về mặt chi phí .