如果付款延遲或是拒付，客戶和供應商之間的關係會變得緊張。這種緊張關係不利於雙方開展卓有成效的交易，還對整個商業關係產生威脅。
為了防止逾期付款變成未付發票，最終導致冗長而昂貴的法律訴訟，某些錯誤必須避免。這種情況需要理解和圓通的手段，並瞭解使用中介的好處，以維持良好的關係，平息客戶和供應商之間的緊張關係。
未付發票是如何導致關係緊張的？
客戶和供應商之間缺乏溝通是導致付款和未付發票事宜上出現緊張的根本原因。在絕大多數情況下，逾期支付發票是客戶現金流問題導致的結果。然而，客戶通常會採取「裝作不知」的立場，因為它們也感到近似於羞恥。它們不希望自己的現金流問題成為眾所周知的事情，所以他們「裝死」，不對供應商的電話或提醒作出回應。但實際上它們應該採取相反的立場。
管理層有債務自然不開心。這不是它們有意識選擇的東西。如果它們發現自己處於這樣的境地，通常是因為它們無力按照訂單附帶的初始付款條款來結算未付發票。
是什麼原因導致付款出現延遲？
例如，現金流問題可能有各種各樣的原因，與管理問題或市場狀況有關。另一個原因這些客戶它們自己的客戶也沒有支付發票。
然而，也有可能客戶因為訂單糾紛而不想付款 —— 例如，貨物錯誤或質量問題。這個糾紛可能涉及訂單的極小部分金額，但有些客戶會因為100英鎊的糾紛而拒絕支付價值1萬英鎊的整個訂單，這有時會導致發票無法得到支付。這些客戶將糾紛升級成了一個原則性問題。以這個為理由拖延付款其實沒有必要，但是這其實也是客戶保留現金資源的一種方式。
對訂單提出異議有時是一種合法的行為，而在不通知供應商的情況下延遲付款就更不合法了。這也是付款和未付發票導致的緊張關係的源頭。催收人在這種情況下的角色是提醒債權人注意體面的商業標準，以促進未付發票的支付。
供應商哪些行為會導致與客戶關係的惡化？
如果供應商為了讓發票得到支付對客戶施加了太大的壓力，這很可能導致衝突。這種態度是可以理解的，因為供應商需要確保未付發票的支付，以使自己的現金流暢通，但沒有人喜歡受到壓力。同樣，用法律程序威脅客戶也不利於雙方關係的長期發展。
相反地，利用情感聯繫並不能保證發票得到支付。供應商和客戶通常彼此認識，這可能導致前者默認給予後者更長的付款期限。然後，客戶可以利用這種信任，優先考慮與之關係不太牢固的供應商的付款。有著多次逾期支付發票歷史的客戶往往傾向於與最後一個與它有交易的供應商結算。
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如何追討未付發票以及撰寫未付發票通知信？
一般的原則是盡快開出發票，並要求客戶確認收到發票。
您當然應該確保您的發票是準確的，所有的發票細節都是正確的。將其存檔，以證明您成功交付了發票，這是一個很好的做法。
然後，記下發票的詳細資料，並隨著截止日期的臨近與您的客戶進行跟進，而不是等到發票逾期，尤其是對於大額的發票。如果可能的話，去瞭解客戶公司負責結算發票的人，因為這樣可以促進付款。隨著付款期限的臨近，您可以跟進，友好地提醒它們您希望盡快付款。
如果它們錯失了最後的付款期限，那就迅速追討未付發票 —— 理想的話，最好是寫一封未付發票通知信 —— 同時保持對話，確保它們明白您不會接受拒付。您還可以建立一個自動提醒流程，提醒客戶它們的付款義務，並最大限度地提高未付發票得到支付的機率。
在您的未付發票通知信中，務必要包括以下資料：
- 雙方公司的細節（名稱，地址）
- 信函的日期
- 您公司的主要聯繫人
- 付款參考編號，發票號碼
- 欠款總額 以及利息或費用（如果您選擇加進去）（解釋這些費用）
- 解釋清楚，付款已過期，客戶違反了條款
- 提醒之前的溝通記錄
- 闡明接下來的流程，包括最終付款日期以及客戶拒付的後果（債務催收，法律訴訟）
您應當將發票保存在方便拿到的地方，以便讓您對逾期付款有一個清晰的掌握。
追討未付發票的時候，債務催收中介有什麼作用？
中介相對客觀，不存在情感依戀，可以表現出開放的態度，傾聽客戶的意見，然後找到一個友好的解決方案。庭外談判更可取，既有利於未付發票的追討，也有利於維持商業關係。客戶不會像對它們認識的供應商那樣，對中介做出同樣的承諾。一旦開啓對話，客戶通常會理解以及接受這種方式。
債務催收人有那些方式來追討欠款？
傾聽，教育，以及建立信任的能力是促成與逾期付款客戶進行順暢交流的全部因素。債務催收人表示它們參與進來的目的就是找到解決方案。因此，它們會解釋供應商的立場，因為供應商遭遇逾期付款，所以請求它們來催收，供應商也不想成為客戶的銀行。客戶對這些看法也會表示理解。
作為客戶眼裡中立方的債務催收人可以迅速地找到付款問題的根源，然後找到雙方都滿意的解決方案，對未付發票的追討作出貢獻。如果逾期付款是因為訂單導致的糾紛，那麼它們就會從客戶那裡收集關於貨物缺陷的描述，然後反饋給供應商。如果是現金流出了問題，債務催收人就會建議合理的支付比例。
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