Stratégies et techniques pour améliorer les processus de recouvrement des créances

La date d'échéance arrive... la date d'échéance passe et une nouvelle réalité s'installe : Votre client va-t-il payer? Comment saurez-vous lorsqu'un bon client commence soudainement à éprouver des difficultés? Très probablement, vous ne le saurez pas. Toutefois, cette menace est réelle et il est essentiel de résoudre ce problème.

Les retards de paiement et les situations de défaut de paiement comme celles-ci se produisent à une fréquence alarmante. Il est donc essentiel pour la santé financière de votre entreprise de les minimiser. Comment pouvez-vous donc atténuer ce risque et améliorer le recouvrement des créances?

Vous trouverez ci-dessous une matrice permettant de réorganiser les procédures stratégiques de collecte des comptes débiteurs de votre organisation en fonction de trois niveaux de stratégie : Fondamentale, Défensive et Offensive. Une astuce? Concentrez-vous sur l'offensive!

Quelle est l'importance de la gestion des comptes clients?

Une gestion efficace des comptes clients garantit que l'argent dû par les clients pour les marchandises livrées ou les services fournis est payé à l'entreprise en temps voulu. Une gestion efficace des comptes débiteurs améliore la trésorerie de l'entreprise en évitant les non-paiements ou les paiements tardifs. 

Méthodes et procédures fondamentales de recouvrement des créances

Le premier niveau de la stratégie de recouvrement des créances porte sur l'établissement de contrats clairs avec vos clients et sur la mise en place de systèmes efficaces pour gérer ces contrats. Vos contrats ou accords écrits doivent préciser vos conditions de paiement, les stipulations relatives au versement d'un acompte ou d'une provision, ou toute remise pour paiement anticipé que vous offrez pour inciter les clients à payer avant la date limite de facturation. Les contrats doivent également stipuler des paramètres concernant le fait de ne commencer à travailler qu'une fois les contrats ou les accords signés.

Restez organisé et sachez où en est chaque contrat dans le processus d'accord et où en est chaque facture. Les systèmes de gestion des contacts et des comptes clients peuvent vous aider à traiter, réviser et accéder aux documents plus rapidement, et à suivre et rendre compte plus facilement de l'état d'avancement.

Créer un processus d'envoi des factures et des rappels de paiement

La mise en place et le maintien de systèmes et de normes sont essentiels pour atténuer les risques liés aux comptes clients. Veillez à ce que les factures soient envoyées régulièrement en suivant un processus systématique. Appelez les clients avant la date d'échéance de la facture et prenez des mesures pour remédier au défaut de paiement dès qu'une créance est en souffrance. L'envoi de notifications de factures en retard permet de mettre en évidence le problème, et cette pratique permet de conserver une trace écrite, au cas où vous auriez besoin d'escalader le problème plus tard. Incorporez cette documentation dans la formation initiale des nouveaux employés de votre service administratif.

Lorsqu'une facture est en souffrance depuis 14 jours, il est temps d'envoyer un courriel de recouvrement des comptes clients. Veillez à ce que votre courriel soit respectueux, concis et explique spécifiquement que vous écrivez au sujet d'une facture en souffrance. En quelques points, résumez les détails de la facture en souffrance, y compris le numéro de suivi de la facture, le montant principal, les intérêts ou les frais et une description de l'objet du solde initial - y compris les dates et les lieux. Remerciez ensuite le destinataire de vous avoir payé rapidement ou de vous avoir appelé pour discuter des conditions. Consultez notre modèle de lettre de recouvrement des comptes clients pour faciliter ce processus.

Réexaminez et améliorez vos processus de gestion des comptes clients

Mettez en place de nouvelles politiques pour protéger votre entreprise et fixez dès maintenant un calendrier de rappel pour revoir votre processus de gestion des comptes clients dans un an. De nombreuses entreprises ont recours à des acomptes, à des paiements initiaux, à des retenues ou à des paiements d'étape pour minimiser le montant qu'elles pourraient perdre. 

Une autre option consiste à conserver une autre forme de paiement dans le dossier, par exemple une carte de crédit, et à inclure dans votre accord un moyen de débiter le compte en cas de facture manquante.

Sécuriser les signatures

La signature d'un accord ou d'un contrat avant la fourniture de produits ou de services est un élément clé d'un processus efficace de gestion des comptes clients. N'oubliez pas que les conditions de votre contrat peuvent avoir un impact sur votre avantage concurrentiel : si vos concurrents proposent des conditions ouvertes et que vous exigez des conditions de paiement au comptant, vous risquez de perdre des marchés.

Mettez en place un système d'archivage numérique pour les contrats signés afin de protéger votre entreprise d'une partie (ou de la totalité) des risques liés aux créances. Veillez à ce que tous les documents contractuels soient facilement accessibles et configurez votre système pour recevoir des documents signés électroniquement ou scannés. N'archivez pas vos documents uniquement dans le courrier électronique.

La stratégie de base doit être utilisée dans le cadre de votre procédure globale de recouvrement des créances. En soi, elle vous permettra de savoir quels sont les comptes en souffrance et d'organiser vos contrats ou accords une fois qu'un client a été recruté. Mais il ne peut à lui seul vous aider à gérer vos comptes clients pour améliorer vos flux de trésorerie.

Méthodes et procédures défensives de recouvrement des créances

Le niveau de la stratégie défensive se concentre sur l'établissement de conditions que vos clients devront respecter si vous devez procéder au recouvrement d'un compte en souffrance. En outre, pour maintenir et affiner votre processus de recouvrement des comptes clients, vous devez établir un protocole pour communiquer votre processus de gestion du crédit à votre personnel et établir un processus d'amélioration continue de la stratégie de recouvrement des comptes clients.

Créez une trace écrite adéquate

Travaillez avec un avocat pour rédiger des documents qui appuieront vos actions et préciseront l'accord de votre client pour couvrir tous les coûts liés au recouvrement des créances. Il s'agit notamment des éléments suivants:

• Les contrats
• Les délais de paiement
• Les frais de recouvrement par des tiers
• Les pénalités de retard et leurs conséquences
• Les frais de justice
• Les conditions générales de votre entreprises

Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde sur le plan juridique. Vous devez également adopter une convention de désignation uniforme pour vos documents. Pour recouvrer une créance, vous devrez produire des documents à l'appui de votre demande.

Dans le cadre du processus standardisé que vous allez mettre en place, créez un contrat qui spécifie le travail ou les produits que vous fournissez ainsi que le calendrier de paiement que votre client a accepté, et exigez des clients qu'ils acceptent ces conditions lorsqu'ils sollicitent un crédit auprès de votre entreprise. Ces systèmes et processus doivent être documentés et communiqués à l'ensemble de votre organisation.

Communiquez votre processus

Communiquez votre processus de gestion du crédit aux autres services de votre entreprise ; fixez des limites claires aux actions requises et responsabilisez les personnes concernées. Assurez-vous également d'inclure le personnel en contact direct avec les clients.

Améliorez sans cesse vos stratégies de recouvrement des créances.

Fixez des objectifs et des actions ambitieux pour votre processus de recouvrement des comptes clients, et mesurez périodiquement vos performances afin d'apporter des changements losrqu'il s'avère nécessaire. Vous devriez notamment faire participer vos responsables du développement commercial à vos analyses rétrospectives des faillites et des situations de non-paiement, afin qu'ils sachent ce qu'il faut rechercher en matière de risque client lors de la phase de prospection. La prévention des impayés n'est pas un acte unique. C'est un processus auquel vous devez travailler tout au long de l'année.

La stratégie défensive est également une partie de votre procédure globale de recouvrement des comptes clients. Elle n'est pas conçue pour améliorer le recouvrement des comptes clients si les stratégies fondamentale et offensive ne sont pas en place.

Créer un rapport sur l'ancienneté des comptes clients

L'une des meilleures façons d'améliorer le contrôle de vos comptes clients est de créer un rapport sur l'ancienneté des comptes clients. Ce rapport fournit une vue claire des soldes des factures impayées et de la durée pendant laquelle elles sont restées impayées.

En règle générale, le rapport sur l'ancienneté des comptes débiteurs dresse la liste de tous les clients et des montants de leurs factures impayées, et les classe par ancienneté, de l'état actuel à 1-30 jours de retard, 31-60 jours de retard, 61-90 jours de retard, 91-120 jours de retard et 120 jours de retard ou plus.

Une autre stratégie importante en matière de comptes débiteurs consiste à calculer le taux de rotation des créances. Ce taux indique dans quelle mesure vous gérez bien le crédit que vous accordez à vos clients et dans quelle mesure vous êtes efficace dans le recouvrement des paiements. Plus le taux est élevé, mieux c'est. Pour calculer votre ratio de rotation des créances pour une période de six mois, procédez comme suit;

• Étape 1 : Additionnez le total des comptes débiteurs au début et à la fin du semestre.
• Étape 2 : Divisez ce chiffre par deux pour obtenir le total moyen des comptes débiteurs.
• Étape 3 : Divisez le total de vos ventes pour les six mois par la moyenne.

Par exemple, si les créances de votre entreprise s'élèvent à 10 000 $ au début du semestre et à 15 000 $ à la fin du semestre, et que les ventes totales pour le semestre s'élèvent à 90 000 $, le taux de rotation des créances sera de 7,2. Cela signifie que les créances ont été recouvrées environ tous les 25 jours (la moitié de l'année divisée par 7,2). La formule est la suivante :

$90,000 ÷ (($10,000 + $15,000) ÷ 2) = 7.2

Proposer des mesures incitatives pour les paiements anticipés afin d'accélérer le recouvrement des créances

Les mesures incitatives constituent un autre plan d'action efficace en matière de comptes clients pour aider à maintenir un flux de trésorerie positif et éviter les retards de paiement. Pour accélérer le recouvrement des créances, vous pouvez offrir un pourcentage de réduction aux clients afin de les inciter à payer la facture à la date d'échéance ou avant.

De même, vous pouvez encourager un comportement positif (payer à temps) en vous assurant que vos contrats stipulent qu'une pénalité de retard sera due si les factures sont payées après la date d'échéance. Un autre moyen d'améliorer le recouvrement des créances est d'indiquer sur la facture que le fait de payer à temps permet d'éviter les pénalités de retard.

Incorporer des plans de paiement

Les problèmes de trésorerie peuvent toucher n'importe quelle entreprise. Si un client vous informe qu'il a de la difficulté à payer une facture globale, l'offre d'un plan de paiement est une stratégie positive en matière de comptes clients, car elle peut contribuer à préserver la relation avec le client et à vous assurer d'être payé en entier.

Si vous proposez un plan de paiement à un client, assurez-vous qu'il est écrit et signé par vous et votre client. Il doit préciser le nombre spécifique de paiements, le montant de chaque paiement et le calendrier des paiements. En outre, lorsqu'un plan de paiement a été mis en place pour les sommes dues en souffrance, il est judicieux d'effectuer toutes les autres ventes à ce client contre remboursement jusqu'à ce que le plan de paiement soit achevé et que les sommes dues en souffrance soient payées.

Méthodes et procédures offensives de recouvrement des créances

Les mesures offensives de recouvrement des créances sont proactives et s'appuient sur des mesures qui protègent votre organisation contre les pertes. La collecte systématique de données, le suivi de la santé financière, ainsi que la souscription d'une police d'assurance-crédit, peuvent fonctionner en tandem pour vous aider à évaluer les clients susceptibles de présenter un risque de non-paiement.

La stratégie fondamentale en matière de comptes clients définit les conditions des contrats conclus avec les clients et établit des règles pour les paiements ou les remises, tandis que la stratégie défensive fixe des conditions pour les clients qui ne respectent pas ces conditions, ce qui entraîne des comptes en souffrance qui doivent être recouvrés. Alors qu'une stratégie fondamentale et une stratégie défensive se concentrent toutes deux sur le client une fois qu'il est devenu client, l'approche offensive sert de couche de protection en évaluant les risques avant qu'ils ne se concrétisent.

Investir dans une assurance-crédit

En guise de protection supplémentaire, envisagez de souscrire une assurance-crédit, ou assurance des comptes clients, afin de protéger vos actifs contre les pertes et d'atténuer les risques futurs. L'assurance-crédit vous protège spécifiquement contre la perte de votre actif le plus important et le plus vulnérable- vos comptes clients.

Une police d'assurance-crédit souscrite auprès d'un assureur de premier plan comme Allianz Trade ressemble beaucoup à un partenariat avec un réseau mondial d'experts en gestion des risques. L'assureur vous fournit des données et des informations pour vous aider à choisir les bons clients, il surveille leur santé financière tout au long de l'année et vous rembourse en cas de défaut de paiement d'un client couvert. L'investissement dans une police d'assurance-crédit peut souvent être rentabilisé plusieurs fois, même si aucune réclamation n'est déposée, simplement en stimulant des ventes sécurisées et agressives, à l'avenir.

Ne vous lancez pas seul

Associez-vous à des experts pour obtenir des données et des informations qui vous aideront à choisir les bons clients. Surveillez leur santé financière tout au long de l'année et faites-vous rembourser en cas de défaut de paiement d'un client couvert.

Poursuivre la recherche prospective

Vérifiez et contrôlez la solvabilité de vos clients potentiels et existants, et mettez en place un système défini pour surveiller les changements dans leur état de santé financière, en particulier les signes de détresse financière. Ce processus doit être basé sur le risque relatif de crédit client, avec des contrôles fréquents pour les entreprises plus récentes, plus petites et moins stables. Demandez à toutes vos parties internes concernées de bénéficier de ces informations.

Si votre entreprise ne l'a pas encore fait, documentez officiellement vos politiques et procédures de crédit afin de définir la manière dont la solvabilité est déterminée et contrôlée. Ce document doit préciser les sources de données, notamment (mais pas exclusivement):

• Références bancaires et commerciales
• Le rapport de solvabilité
• Les états financiers individuels de l'entreprise
• Suivi permanent du risque politique et du risque macroéconomique

La gestion prudente du crédit est une tâche difficile et sans fin. Vous pouvez envisager de renforcer votre personnel en vous associant à des experts compétents pour garantir l'efficacité et la rigueur. Avec succès, vous pouvez accélérer le recouvrement des créances et contribuer à optimiser le fonds de roulement dont dispose votre organisation. Cela crée des fonds avec lesquels votre entreprise peut investir dans l'avenir et prouve la valeur d'une gestion efficace du crédit pour l'ensemble de l'organisation.

Automatisez votre comptabilité clients

L'efficacité est essentielle pour un processus de gestion des comptes clients efficace. L'automatisation figure parmi les meilleures idées d'amélioration du processus de gestion des comptes clients. En automatisant la gestion des comptes clients, vous pouvez contribuer à normaliser votre processus et à fournir les données les plus précises, tout en réduisant les coûts associés au traitement des paiements. Les données montrent également que l'automatisation du flux de travail des comptes clients se traduit souvent par un paiement plus rapide des clients.

Les stratégies proactives de recouvrement des créances sont la clé du succès

C'est dans les processus offensifs de recouvrement des créances qu'intervient Allianz Trade au Canada. Avec l'assurance-crédit, vous bénéficiez de nombreux avantages qui améliorent votre processus de gestion des comptes clients. Vous êtes protégé contre les impayés, ce qui renforce la position financière de votre entreprise. Vous avez également accès à des recherches, des données et des informations qui vous permettent de prendre des décisions encore plus avisées sur les clients auxquels vous accordez ou non un crédit, et sur la manière de faire la différence.