L’attività di recupero dei crediti insoluti è un aspetto inevitabile della vita di un business. Gestirla nel modo più corretto, preservando le relazioni con i clienti, è la vera sfida. In questo articolo andremo ad esaminare le diverse opzioni per il recupero dei crediti, per aiutarti a gestire il tuo business in serenità.
Quando è necessario il recupero crediti aziendale?
“… adesso non ti posso saldare”.
Quante volte ti è capitato di sentire una frase del genere?
Le fatture non pagate rallentano i flussi di cassa e compromettono il meccanismo di rotazione dell’inventario. Questo a sua volta può danneggiare il rating di un’azienda e offuscarne la reputazione sul mercato. Ecco perché l’attività di recupero crediti è così essenziale.
Il principio è: prima si agisce, più sarà probabile ottenere il pagamento della fattura. L’attività dovrebbe anzi essere avviata ancora prima che una fattura non venga effettivamente pagata, assicurandosi di inviare prontamente le fatture ai clienti e impostando un sistema di alert per segnalare i conti in sospeso. Una svista che in un determinato momento sembra piccola, può infatti portare a grossi problemi di pagamento in futuro.
Ecco le domande da porsi prima di decidere di avviare un’operazione di recupero di un credito:
- Hai inviato la fattura alla persona corretta, utilizzando il giusto indirizzo?
- Il contratto è stato firmato da entrambe le parti prima della consegna?
- Sono stati stipulati i termini di pagamento?
- I termini di pagamento sono menzionati anche nella fattura?
È meglio occuparsi delle fatture scadute entro i primi giorni dalla data di scadenza, perché più a lungo una fattura rimarrà in sospeso, più sarà difficile da riscuotere.
Dato che la maggior parte delle fatture richiede il pagamento entro termini standard a seconda delle prassi commerciali tipiche del settore merceologico di appartenenza (ad es. 30 giorni), se una fattura rimarrà insoluta per un certo periodo di tempo (ad es. 90/60 giorni), si potrà ritenere aumentato il rischio di esigibilità del credito e si dovrà ricorrere al recupero dei crediti commerciali.
Cosa fare a quel punto? Prima di ricorrere ad un aiuto esterno, ci sono alcune azioni da tentare in autonomia per riscuotere un credito commerciale.
Come riscuotere un credito commerciale autonomamente
Le pratiche di recupero crediti hanno lo scopo di mitigare le difficoltà di gestione e riscossione dei pagamenti insoluti e allo stesso tempo di accelerare tutto il processo.
Tuttavia, non ci sono regole rigide e definitive sulle pratiche di recupero dei crediti commerciali. Il sistema da adottare dipenderà dalla storia e relazione con ogni cliente e dalle ragioni del ritardo e dal Paese in cui risiede l’acquirente.
Contattare il cliente
Prima di avviare il recupero crediti, può essere utile provare a contattare il cliente per essere in grado di escludere le motivazioni più ovvie, come ad esempio:
- c’è stato un problema legato alla fattura: il cliente non l'ha mai ricevuta, o la fattura non era chiara o non era conforme ai requisiti del cliente,
- la merce non è mai stata consegnata o è stata recapitata all'indirizzo sbagliato,
- il cliente ha un problema con i suoi sistemi di contabilità o di pagamento,
- il cliente ha un problema di liquidità (in questo caso, potrebbe essere disposto a sottoscrivere un “piano di rientro”, nel quale viene stabilito un numero di rate da rispettare, i relativi importi e le scadenze)
Le telefonate hanno dimostrato di essere la tecnica di recupero crediti più efficace per le imprese. Mantenendo una buona relazione con il cliente, si ha infatti più possibilità che le proprie fatture siano gestite come una priorità e che i pagamenti siano sempre in cima alla lista delle priorità del debitore.
Inviare una lettera di sollecito di pagamento
Un'altra pratica di recupero crediti che è possibile tentare in prima persona è la lettera di sollecito di pagamento, in cui si ricorda al cliente la fattura non pagata, chiedendo un pagamento tempestivo e anticipando la volontà di mettere in campo azioni legali in caso di mancato pagamento.
La lettera di sollecito di pagamento dovrà essere concisa e chiara, con un tono fermo ma educato, per evitare appunto di interrompere i rapporti con il cliente.
Se i tuoi sforzi per risolvere in autonomia il problema con il tuo cliente - la telefonata e la lettera di sollecito di pagamento - falliscono, dovresti iniziare a valutare di ricorrere ad un supporto esterno. Se l'importo dovuto è piccolo la riscossione potrebbe non valere il tempo e il denaro necessari: a quel punto si potrebbe considerare di rinunciare alla fattura.
Dovresti rinunciare a una fattura non pagata?
Attenzione però: il recupero dei crediti aziendali non riguarda solo la quantità di denaro dovuto, ma anche le relazioni con i clienti e il tempo e l'energia impiegata per riscuotere il credito.
A volte è meglio perdere piccole somme di denaro per poter preservare un'importante relazione. Se si sta concludendo un accordo con un buon cliente, ad esempio, cancellare le clausole penali in caso di inadempimento o ritardi nel pagamento potrebbe essere una buona strategia per mantenere un buon rapporto con quel cliente.
Se nessuna di queste soluzioni dovesse funzionare, occorre seriamente prendere in considerazione la possibilità di ricorrere ad altre pratiche di recupero crediti, attraverso un aiuto esterno.
Quali sono le soluzioni esterne per il recupero crediti?
Molte aziende si rivolgono ad un aiuto esterno nel momento in cui non riescono a riscuotere una fattura dopo un determinato periodo di tempo dalla sua scadenza originaria (ad es.90/ 60 giorni). L’esempio più comune sono le agenzie di recupero crediti.
Come funziona un'agenzia di recupero crediti?
Queste agenzie riscuotono crediti commerciali per conto di una vasta tipologia di creditori e sono specializzate nel riscuotere il saldo completo direttamente dal debitore, con l’obiettivo di evitare contenziosi. L’agenzia di recupero crediti opera come intermediario tra te e il tuo cliente, richiedendo come pagamento per i servizi offerti una percentuale dell'importo riscosso.
Le agenzie possono addebitare i loro costi in vari altri modi: con una tariffa forfettaria per ogni debito riscosso, in base al tempo impiegato per la riscossione, ecc. Assicurati di chiedere informazioni su questi termini prima di ingaggiare un'agenzia di recupero crediti.
La maggior parte delle agenzie utilizzano telefonate e lettere seguendo i seguenti passi:
- Raggiungono direttamente il cliente chiedendo il pagamento completo. A volte una telefonata o una lettera da parte di un'agenzia di recupero crediti è in grado di per sé di sbloccare il pagamento,
- Se il pagamento completo non è possibile, l'agenzia di recupero crediti cerca di negoziare un “piano di rientro” (soggetto all’approvazione del creditore),
- Se, trascorso il periodo di tempo pattuito (ad es.180 giorni), il pagamento non è stato effettuato - per intero o parzialmente sulla base dell’accordo - l'agenzia può avviare un'azione legale per riscuotere l'importo dovuto.
Fare causa al debitore è l’ultima soluzione possibile. Le cause sono infatti dispendiose in termini di tempo, di costi e spesso senza valore se non vengono eseguite correttamente: le leggi che regolano le pratiche di recupero crediti giudiziali differiscono da paese a paese ed è necessaria una competenza specifica per poterle gestire nel modo corretto.
Recupero crediti e assicurazione del credito commerciale
Collaborare con un soggetto specializzato nell’assicurazione dei crediti commerciali può essere un'ottima soluzione anche per recuperare i crediti.
L’assicurazione del credito commerciale prevede anzitutto la valutazione preventiva dell’intero portafoglio clienti dei nostri assicurati ed il costante monitoraggio della loro solvibilità. Viene poi gestita l’intera fase di recupero del credito procedendo nelle more all’indennizzo nel caso di insolvenza o inadempimento protratto da parte di un cliente inserito nella copertura assicurativa.
Noi di Allianz Trade tramite il nostro network siamo specializzati nell’attività di recupero crediti anche a livello internazionale: grazie alle attività di recupero crediti che forniamo come parte della nostra offerta di assicurazione del credito commerciale, siamo in grado di recuperare il tuo credito rapidamente e senza pregiudicare i rapporti con il tuo cliente.
La nostra rete globale impiega infatti centinaia di professionisti in tutto il mondo, con una profonda conoscenza delle complessità del recupero crediti e un'esperienza approfondita nelle pratiche locali. Grazie ai nostri sistemi informativi, monitoriamo la solidità finanziaria dei tuoi clienti, tenendoti costantemente aggiornato per permetterti di svolgere la tua attività commerciale in tutta serenità.
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