1. Wees waakzaam
Als je iets vreemds opmerkt, wees dan voorzichtig. Open geen verdachte links van bedrijven of mensen die je niet kent. Toon hetzelfde wantrouwen tegenover de websites die je bezoekt.
2. Bel even
Als je een verdachte e-mail ontvangt waarin je om informatie over jouw bedrijf wordt gevraagd, bel dan de organisatie in kwestie op om na te gaan of het verzoek gerechtvaardigd is. Jouw financiële instelling zal nooit per e-mail contact met je opnemen om persoonlijke of vertrouwelijke informatie op te vragen.
3. Ken jouw leveranciers
E-mail mag niet jouw enige communicatiemiddel zijn met jouw leveranciers en andere partners of medewerkers. Zorg voor andere vormen van contact met hen. Leer hen goed kennen. Zo kan je een verzoek dat niet past in de gewoonten van een leverancier, sneller identificeren.
4. Wijs betalingslimieten toe
De limieten die worden toegekend aan medewerkers met weinig ervaring moeten lager zijn. Ook al heb je het druk, probeer geen werk te vermijden door jouw medewerkers hogere limieten toe te kennen. Ken passende financiële limieten toe en evalueer deze regelmatig.
5. Pas dubbele goedkeuring toe
Zorg ervoor dat ten minste twee personen de betalingen goedkeuren. Dit tweeledige goedkeuringsmechanisme zal jouw bedrijf beschermen. De controle door een tweede persoon maakt het mogelijk fouten of pogingen tot fraude op te sporen die de bedrijven duur kunnen komen te staan.
6. Controleer jouw bankrekeningen regelmatig
Als je de activiteit van jouw bankrekeningen op de voet volgt, zal elke frauduleuze operatie je onmiddellijk opvallen. Houd er rekening mee dat, zelfs als het beleid van jouw financiële instelling eruit bestaat om elk bedrag dat verband houdt met een ongeoorloofde transactie terug te betalen, het tijd kan kosten om incidenten te melden. Als je fraude vermoedt, meld dit dan onmiddellijk bij jouw bank.
7. Update jouw software
Een verouderde software kan informatie niet voldoende beschermen. Installeer een antivirussoftware en werk deze regelmatig bij, maak back-ups en doe een beroep op externe technologie-experts.
8. Maak jouw werknemers bewust
Zorg ervoor dat jouw medewerkers de huidige bedreigingen en de tactieken van fraudeurs kennen. Bied hen opleidingen aan over de technieken en het beleid in verband met de fraudebestrijdingscampagne. Herinner de medewerkers regelmatig aan het belang van waakzaamheid. Deze herinneringen zijn een zeer doeltreffend middel om fraude te voorkomen.
9. Voorzie een procedure die in geval van fraude moet worden gevolgd
Zorg voor een te volgen procedure en deel die mee aan alle medewerkers. In geval van fraude worden paniekreacties vermeden en kunnen uw medewerkers rustig, zonder overhaasting en volgens de vastgestelde procedure handelen.
