O que é a gestão de crédito e quais são os seus benefícios?

Proteger a sua empresa de atrasos de pagamento e de incumprimentos por parte dos clientes é essencial. Para o conseguir, deve ter em prática uma política de gestão de crédito eficaz. Mas o que é, afinal, a gestão de crédito e quais são os seus benefícios? Neste artigo, explicamos passo a passo o processo de gestão de crédito, da estratégia à execução.

A gestão de crédito é o processo de concessão de crédito aos seus clientes, de definição dos prazos e condições de pagamento para que as faturas sejam liquidadas atempadamente e na totalidade, de recuperação dos valores em dívida e de garantia de que clientes (e colaboradores) cumprem a política de crédito da sua empresa.

Estimamos que uma em cada cinco insolvências em pequenas e médias empresas ocorre porque os clientes não cumprem o pagamento das faturas. E o efeito não fica por aqui: os atrasos de pagamento dos seus clientes acabam por afetar a sua própria solvência. É por esta razão que a gestão de crédito e de dívidas é fundamental para gerir o negócio com sucesso.

Quando se pergunta "o que é a gestão de crédito?", pense nela como o plano de ação da sua empresa para se proteger de atrasos de pagamento ou incumprimentos por parte dos clientes.

Uma gestão de crédito eficaz assenta num processo contínuo e proativo: identificar riscos, avaliar o seu potencial de perda e proteger estrategicamente o negócio dos riscos inerentes à concessão de crédito.

Comece por analisar com atenção os serviços e práticas de gestão de crédito que a sua empresa utiliza neste momento:

• Quem é responsável pela gestão do crédito: Uma equipa? Uma pessoa? Ou gestores com agendas preenchidas, que não têm tempo para tomar decisões de crédito rigorosas?
• Que regras estão definidas quanto a prazos de pagamento ou ao processo de tratamento de atrasos de pagamento?

Se ainda não tem um processo de gestão de crédito e de dívidas em prática, eis alguns pontos por onde pode começar:

• Calcule o seu DSO médio (Days Sales Outstanding), ou seja, o número médio de dias que demora a receber dos clientes, e compare-o com a média do seu setor.
• Verifique se, em média, está a pagar aos fornecedores antes de receber dos clientes. Se for o caso, poderá ter de ajustar o seu ciclo de faturação e os prazos de pagamento acordados.
• Mantenha uma diversificação saudável na sua carteira de clientes, para não depender de um único cliente de grande dimensão.
   

A empresa, no seu conjunto, deve familiarizar-se com as melhores práticas de gestão do risco de crédito, que incluem otimizar a gestão contratual, monitorizar regularmente as contas dos clientes, identificar e analisar o risco de incumprimento por parte de novos clientes e criar um plano proativo de mitigação do risco de crédito. Defina o que precisa que as outras áreas façam no âmbito da gestão de crédito e responsabilize cada interveniente.

Por fim, o seu processo de gestão de crédito deve procurar um equilíbrio saudável entre prevenir o risco e aproveitar a oportunidade. Quem é demasiado prudente arrisca-se a perder vendas; quem é demasiado permissivo pode não ver os sinais de um cliente arriscado.

Ser proativo é determinante na gestão de crédito - sobretudo no que diz respeito a conhecer a situação financeira dos seus clientes.

Os novos clientes são, naturalmente, bem-vindos em qualquer negócio. No entanto, há que garantir que não se transformam num problema: identifique e analise o risco de incumprimento e construa um plano proativo de mitigação do risco de crédito. Este passo é decisivo em qualquer processo de gestão de crédito e de dívidas.

Mesmo os clientes habituais devem passar por revisões periódicas. Uma boa relação comercial não torna ninguém imune a um incumprimento. 

Câmaras de comércio, empresas de informação comercial, referências bancárias e comerciais, entre outras fontes, podem revelar a atividade financeira mais recente de um cliente e o estado da sua tesouraria. Por exemplo, é também útil olhar para o histórico de crédito do cliente e para o desempenho económico do seu setor, comparando-o com o de setores próximos.

A gestão de crédito torna-se mais complexa quando se trabalha com clientes estrangeiros, porque pode ser difícil interpretar a informação utilizada noutros países para medir a solvência.

Ao avaliar um cliente internacional, considere também os riscos de crédito específicos do país, tais como oscilações cambiais, instabilidade económica ou política e a possibilidade de sanções comerciais ou embargos.

De um modo geral, as demonstrações financeiras auditadas são a melhor forma de compreender a situação de uma empresa, embora alguns clientes não cotados possam não estar disponíveis para as partilhar. Uma ferramenta de avaliação de crédito pode ajudar, tal como o Seguro de Crédito. Ambos lhe dão acesso indireto a informação financeira e apoiam-no na gestão de crédito e de dívidas.

Ao estabelecer um contrato com um cliente, há alguns aspetos a ter em conta:

• Garanta que o contrato inclui as condições de entrega e de pagamento e explica todas as cláusulas relevantes, indicando quais as condições aplicáveis e por si aceites.
• Peça a um advogado que reveja as condições antes da celebração do contrato.
• Clarifique os procedimentos de pagamento do cliente, as suas políticas e particularidades, e identifique a quem deve enviar as faturas, pedindo confirmação de receção.
• Fature cedo, logo que o trabalho esteja concluído ou os serviços prestados. Certifique-se de que a fatura é dirigida à pessoa, empresa e morada corretas, para que possa ser tratada com rapidez. Solicite a confirmação de receção.

Para maximizar a probabilidade de a fatura ser paga dentro do prazo, recomendamos que esta inclua:

• O nome, morada, telefone, email e contacto da sua empresa.
• A referência da ordem de compra.
• A natureza e a quantidade dos bens ou serviços.
• O preço na moeda acordada.
  
• O prazo de pagamento acordado.
• Os dados para pagamento.
• As condições gerais, impressas no verso da fatura.

Estas práticas simples de gestão de crédito e de dívidas tendem a reduzir significativamente a probabilidade de pagamentos em atraso ou em falta.

Apesar de todas estas medidas, não é possível garantir que os clientes paguem dentro do prazo acordado. É aqui que a sua política de gestão de crédito e os serviços associados se voltam a revelar essenciais. Monitorizar a evolução dos pagamentos para confirmar que cada cliente cumpre o contrato ajuda a evitar surpresas desagradáveis. Reveja cada cliente com uma frequência ajustada ao risco que representa.

Em caso de atraso de pagamento, não recorra de imediato ao seu advogado: importa preservar uma boa relação comercial. Comece por contactar o cliente diretamente e dê seguimento com um lembrete por escrito, cordial mas firme, indicando que espera o pagamento num prazo razoável.

No entanto, se uma fatura permanecer por liquidar após dois ou três meses, apesar dos lembretes, considere recorrer a um profissional de cobrança de dívidas, como o seu parceiro de seguro de crédito ou uma empresa de recuperação de créditos.

Para um apoio adicional, pode também procurar outros serviços de gestão de crédito. Os benefícios de uma boa gestão de crédito são muitos, mas, ainda assim, mesmo a estratégia mais bem definida não cobre todos os riscos. O Seguro de Crédito da Allianz Trade complementa o seu processo de gestão de crédito a clientes e ajuda a proteger o seu negócio contra dívidas de cobrança duvidosa. Fale com um dos nossos especialistas locais e saiba como o Seguro de Crédito pode ajudar a sua empresa a proteger os seus ativos e a crescer com confiança.