Problemas de tesouraria: como preveni-los na sua empresa

Controlar a tesouraria significa saber, a qualquer momento, quanto dinheiro entra e sai da empresa, e não apenas no fim do mês. Muitas PME descobrem um problema apenas quando já não têm saldo para pagar um fornecedor, e nesse momento as opções tornam-se escassas e caras.

Um bom sistema de controlo passa por conciliar regularmente as contas bancárias com os registos internos, identificando rapidamente cobranças indevidas, pagamentos duplicados ou atrasos nos recebimentos. Vale também a pena distinguir custos fixos de custos variáveis, para saber onde cortar primeiro em caso de dificuldades.

Entre as práticas mais úteis destacam-se:

• Mapear todos os pagamentos fixos, como salários, rendas e impostos, com datas certas.
• Rever semanalmente o saldo disponível, não apenas mensalmente.

Uma folha de cálculo simples, atualizada semanalmente, já permite detetar desvios antes de se tornarem críticos.

Acompanhar a tesouraria é essencial para manter o negócio em segurança. No âmbito de uma boa gestão de tesouraria, deve elaborar um mapa de tesouraria e trabalhar com projeções. Reunir num mesmo documento toda a informação sobre entradas e saídas e, em paralelo, construir uma previsão para os meses seguintes dá-lhe uma visão clara das oportunidades e das ameaças prováveis. Antecipar é sempre preferível a procurar soluções já com o problema instalado.

Para isso, é preciso manter registos rigorosos, dedicando tempo a lançar as receitas e as despesas com regularidade, e assegurar que a informação está sempre atualizada. Uma imagem fiel da posição financeira ajuda a identificar as causas potenciais de dificuldades de tesouraria e a definir como as evitar.

Constituir uma reserva de liquidez, uma espécie de almofada a que a empresa possa recorrer em situações de emergência, é também uma boa prática: cobre, por exemplo, a avaria de um equipamento essencial ou o atraso prolongado de uma fatura importante.

Se quer aprofundar a análise da tesouraria, consulte o nosso artigo sobre o prazo médio de recebimento (PMR): o que é e como melhorar, um indicador-chave para quem quer antecipar entradas de caixa.

Pensar em novos negócios tende a resumir-se à conquista de clientes. Para evitar problemas de tesouraria, porém, importa também escolher os clientes certos.

Para isso, é fundamental manter uma visão próxima do mercado e cultivar relações de longo prazo, nomeadamente através de parceiros locais que ajudam a conhecer melhor cada contraparte.

É igualmente importante avaliar os potenciais clientes para além dos rácios financeiros: perceber se a sua estratégia e cultura estão alinhadas com as da sua empresa e verificar se dispõem de mecanismos de cobertura de risco e de proteção da tesouraria, como o seguro de crédito. A existência destes mecanismos costuma ser sinal de boa governação, de capacidade para assumir riscos de forma ponderada e de abertura para gerir a exposição em conjunto.

Arrastar dívidas incobráveis consome rapidamente recursos e torna-se uma das principais causas de problemas de tesouraria. Para além do impacto nos resultados, dificulta a elaboração de previsões fiáveis.

Uma forma de evitar estas dificuldades, e até de abrir espaço a novas oportunidades, é adotar uma estratégia orientada para a prevenção, pensada para reduzir a dívida ao mínimo.

Tudo começa pela clareza da informação dada aos clientes. Em primeiro lugar, prepare o terreno em duas frentes: defina condições comerciais padrão e condições de pagamento claras. Cada cliente deve conhecer este acordo, incluindo as penalizações por atraso, desde o início da relação. Em segundo lugar, decida de forma consciente quando faz sentido insistir na cobrança de uma fatura em atraso.

O ónus da prova recai sobre o credor e os custos associados não são desprezíveis, pelo que conhecer o ponto a partir do qual vale a pena avançar poupa tempo e recursos.

Depois de implementadas as regras, deve construir uma relação de proximidade com o seu interlocutor principal na organização do cliente. Em vez de esperar que uma fatura entre em atraso, abre assim um diálogo transparente sobre objetivos e eventuais pontos de atrito. Para aprofundar este tema, pode consultar o nosso artigo sobre como preservar a relação com o cliente perante faturas não pagas.

Com a subida das taxas de juro e condições de negócio mais exigentes, as empresas gerem a dívida com maior dificuldade. Um colapso corporativo pode revelar-se catastrófico, sobretudo para as pequenas empresas menos preparadas, e somam-se às restantes causas de problemas de tesouraria.

Deve, por isso, conhecer bem o mercado em que opera, equipando-se com informação sobre práticas comerciais, hábitos de cobrança e enquadramento jurídico, em particular quando trabalha com clientes em mercados estrangeiros.

1. Analise de forma contínua. Assegure dados fiáveis para tomar decisões informadas sobre limites de crédito.
2. Mantenha a prudência. Identifique cedo os sinais de alerta para gerir a dívida de forma proativa.
3. Conheça o seu cliente. Familiarize-se com o enquadramento político e legal do mercado e cumpra as regulamentações locais.
4. Tenha um plano B. Um plano de contingência faz a diferença, é mais eficaz quando pensado ao nível local e deve incluir medidas de prevenção do risco de insolvência.

Por vezes, mesmo com uma boa gestão de tesouraria e com clientes bem escolhidos, os problemas acontecem. Antecipar uma dívida incobrável nem sempre é possível, mas proteger a tesouraria é. Soluções como o Seguro de Credito dão resposta a estes problemas, ajudando a empresa a cobrir o risco de crédito e a salvaguardar o seu crescimento.

Para aprofundar o tema, pode ainda consultar o nosso artigo sobre como o Seguro de Crédito impulsiona a expansão das PME e perceber como estas soluções apoiam o crescimento sustentado do seu negócio.