Cobrança de dívidas empresariais: recuperar faturas

As faturas por pagar travam a tesouraria e reduzem a rotação do inventário. Isto pode afetar o rating de crédito da sua empresa e prejudicar a sua reputação. Quanto mais cedo agir, maior é a probabilidade de receber.

Na verdade, essa ação começa antes de a fatura ficar em atraso: envie as faturas sem demora e configure o seu sistema contabilístico para sinalizar contas vencidas. Um pequeno descuido na faturação transforma-se, muitas vezes, num grande problema de pagamento de dívidas.

Antes de iniciar o processo, verifique alguns pontos:

• A fatura foi enviada à pessoa certa, com a morada correta?
• O contrato foi assinado por ambas as partes antes da entrega? Os prazos de pagamento ficaram definidos e foram repetidos na fatura, com pedido de aviso de recepção?

Convém abordar as faturas em atraso nos primeiros 45 dias após o vencimento, porque quanto mais tempo uma fatura permanece por liquidar, mais difícil se torna cobrá-la.

Como a maioria das condições prevê pagamento a 30 dias, se uma fatura continuar por pagar durante 60 dias pode considerá-la uma dívida de cobrança duvidosa. A partir desse momento, terá de recorrer à cobrança de dívidas comerciais.

Antes de pedir ajuda externa, há várias ações que pode executar por conta própria.

Uma boa estratégia de cobrança reduz o incómodo de gerir valores devidos e acelera a recuperação do crédito.

Não existe, no entanto, uma regra única. A sua abordagem depende do histórico com cada cliente e das razões do atraso. Lembre-se: nem sempre o devedor contacta primeiro.

Antes de qualquer procedimento formal, tente o caminho direto. Entre em contacto com o cliente e descarte as hipóteses mais óbvias:

• Houve um problema com a fatura: o cliente não a recebeu, não estava clara ou não cumpria os requisitos exigidos.
• A mercadoria não foi entregue ou seguiu para a morada errada.
• Existe uma falha no sistema de contabilidade ou de pagamentos do cliente.
• O cliente enfrenta dificuldades de tesouraria (nesse caso, pode estar disponível para aceitar um plano de pagamentos).

A chamada telefónica continua a ser a técnica mais eficaz de cobrança de dívidas. Uma comunicação com o cliente clara e próxima aumenta a probabilidade de a sua fatura ser tratada com prioridade.

Outra prática que pode utilizar por si próprio é a carta de cobrança. Nela, recorda ao cliente que a fatura em atraso continua por liquidar, solicita o pagamento imediato e informa que, em caso de incumprimento, serão tomadas medidas mais firmes.

A carta deve ser curta e objetiva, com um tom firme mas cordial: não vale a pena deteriorar a relação comercial. 

Se os seus esforços de solução amigável falharem (chamada telefónica e carta de cobrança), é natural pensar no passo seguinte. Mas, se o valor devido for tão reduzido que a cobrança não compense o tempo nem o custo, pondere abdicar.

A cobrança de dívidas não envolve apenas o montante devido. Envolve também as relações comerciais e o tempo que vai gastar na recuperação do crédito.

Em certos casos, compensa dar como perdidos valores pequenos para preservar uma relação comercial importante. Vale mesmo a pena insistir em 500 € quando a cobrança pode custar mais do que isso?

Se o montante em causa for maior e o cliente for um bom parceiro, perdoar os juros de mora pode ser do seu interesse para manter uma relação saudável.

Se nada disto resultar, chegou o momento de considerar apoio externo.

Muitas empresas recorrem a serviços externos quando não conseguem receber uma fatura após 60 dias, nomeadamente a uma empresa de cobranças.

As empresas de cobranças dedicam-se à recuperação de créditos por conta de uma grande variedade de credores e especializam-se em cobrar o valor em dívida na totalidade, evitando sempre que possível o litígio. Na maioria dos casos, a empresa de cobranças não detém a dívida: a sua empresa mantém a propriedade e o controlo dos valores devidos, e a empresa de cobranças atua como intermediária entre si e o cliente, recebendo como pagamento uma percentagem do montante recuperado.

Os honorários podem assumir formas diferentes: taxa fixa por dívida, tarifa em função do tempo dedicado, entre outras. Esclareça todas as condições antes de contratar o serviço.

A maioria segue estes passos, recorrendo a chamadas e cartas:

• Contactam diretamente o devedor e pedem o pagamento integral. Por vezes, basta uma chamada ou carta da empresa de cobranças para desbloquear o pagamento de dívidas.
• Se o pagamento integral não for viável, procuram negociar um plano de pagamentos com o seu acordo prévio.
• Decorridos 180 dias sem resultado, a empresa pode avançar para a cobrança judicial.

Trabalhar com um parceiro de Seguro de Crédito é uma excelente solução para recuperar créditos comerciais.

O Seguro de Crédito protege a sua tesouraria ao cobrir as suas vendas a crédito, por norma com prazo de pagamento até 12 meses, contra riscos comerciais inesperados. Se os seus clientes entrarem em insolvência ou em incumprimento prolongado, é indemnizado pelo valor dos bens ou serviços já entregues.

Na Allianz Trade, especializamo-nos em proteção contra dívidas de cobrança duvidosa e em recuperação de créditos. Como o serviço de cobrança faz parte da nossa oferta de Seguro de Crédito, recuperamos o seu dinheiro e ajudamos a evitar novos incumprimentos.

A nossa rede global de inteligência comercial reúne especialistas em cobrança com profundo conhecimento das complexidades do processo e das práticas locais. Temos a experiência necessária para recuperar os seus valores devidos sem comprometer as suas relações comerciais.

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