Nezaplacení faktury, a to i relativně malé, může vaši společnost poškodit, pokud jste zejména závislí na včasném obdržení platby a úhradě nákladů či jste závislí na malém počtu klientů. Když k tomu připočtete čas a peníze, které vynaložíte na vymáhání dluhu, je jasné, že nezaplacení faktury nebo smlouvy stojí více než nominální hodnota faktury.
Řešením proti nedobytným pohledávkám je pojištění proti nezaplacení nebo pojištění pohledávek – pokud vám zákazník nezaplatí, pojišťovna vaši společnost v případě nezaplacení odškodní.
Podívejme se na důvody, proč k nezaplacení zakázky někdy dochází, a na důsledky, které mohou plynout pro vaši společnost.
Nezaplacení faktury a dopady plynoucí pro vaši společnost
Dodali jste své zboží nebo služby včas a neprodleně jste odeslali fakturu. Uplyne datum splatnosti, ale faktura stále není proplacená, což může mít okamžitý dopad na vaše cash flow – nemusíte být schopni včas zaplatit svým vlastním dodavatelům.
Opětovně zašlete fakturu s upomínkou, ale uplyne další měsíc a faktura zůstává nezaplacena. Důsledky pro vaši společnost jsou stále závažnější. Vaše cash flow může být na tom ještě hůře, a navíc nyní musíte vynaložit více času a prostředků na snahu dluh vymoci. Vztahy s klientem se tak mohou nabourat. Zvažujete, že kontaktujete agenturu pro vymáhání pohledávek. V neposlední řadě celá situace může mít vliv i na provoz společnosti a samotnou morálku v kanceláři.
Jak může dojít k nezaplacení faktury?
Nezaplacení faktury není problém pouze u nových obchodních partnerů. Může se vyskytnout u vašich nejlepších klientů – těch, se kterými již léta pravidelně obchodujete, a kteří se do teď řídili smlouvou včetně ustanovení o platebních podmínkách.
Důvodů může být celá řada – vaši obchodní partneři mohou sami čelit zpoždění v platbách. Mohou mít problémy s dodavatelským řetězcem, který zpomaluje dodávky komponentů, jež potřebuje k výrobě svého produktu. Také mohou mít problém se zbožím a službami, které jste jim poskytli, a zadržují platbu, dokud nebude nesrovnalost vyřešena. Možná jim byla odebrána úvěrová linka, což omezuje jejich provozní kapitál. Do nesplacení také mohla promluvit nečekaná změna na trhu, která výrazně ovlivnila například prodejnost produktu vašeho klienta.
Jak vymáhat nezaplacenou fakturu? Sepište nejdříve dopis
Z dlouhodobého hlediska je nezaplacená faktura lekcí o tom, jak důležité se věnovat credit managementu a pravidelně sledovat úvěruschopnost svých klientů, a to i během spolupráce.
Když dojde k neproplacení, je nutné rychle komunikovat s klienty o jejich fakturách po splatnosti. Když telefonáty a upomínky zůstávají bez odezvy, je čas napsat dopis o nezaplacení.
Tento dopis má dva cíle – zaplatit fakturu a také udržet si dobré vztahy s obchodním partnerem. S ohledem na to by váš dopis o nezaplacení měl být uctivý, stručný a konkrétní.
Pokud jsou nutné následné dopisy, měly by postupně nabývat tvrdšího tónu. Každý dopis o nezaplacení by však měl být napsán na hlavičkovém papíře vaší společnosti, obsahovat váš podpis a následující informace:
1) Vysvětlete, že píšete o faktuře po splatnosti.
2) V bodech shrňte podrobnosti o faktuře po splatnosti, včetně čísla faktury, částky, případných úroků nebo poplatků a popisu, za co původní zůstatek náleží – včetně dat a míst.
3) Poděkujte příjemci za rychlou úhradu a navrhněte mu telefonický rozhovor, abyste prodiskutovali podmínky.
Jak se chránit před nezaplacením faktury
Existuje několik řešení, která můžete zavést pro zmírnění rizika neplacení nebo pro vymáhání pohledávek v případě neplacení faktur.
1. Samopojištění a rezerva na nedobytné pohledávky – vytváření vlastních finančních rezerv na pokrytí ztrát v případě nezaplacení. Z administrativního hlediska je to nejjednodušší řešení, ale nesete celé úvěrové riziko a škody mohou být v případě nesplnění významné zakázky značné. Na rozdíl od pojištění proti neschopnosti splácet je vymáhání pohledávek svépomocí časově náročné a může být nákladné.
2. Akreditiv – jedná se o příslib banky vašeho klienta, že vám zaplatí, až potvrdíte řádné splnění svých závazků (dodávka, povaha a kvalita dodaného zboží nebo služeb, dokumentace atd.). Je to jistota proti nezaplacení faktur pro vás i vašeho zákazníka, protože riziko nezaplacení přechází na banku. Tento postup je však třeba obnovovat pro každou transakci.
3. Faktoring a financování faktur – při něm vstupuje do hry třetí strana, tzv. faktor, který odkoupí pohledávku se slevou (obvykle 70 až 85 % z celkové částky faktury). To může být nejlepší řešení pro minimalizaci vašeho vystavení riziku a co nejrychlejší získání hotovosti bez nutnosti jakékoli zástavy. Tyto smlouvy jsou však drahé z hlediska poplatků (1 až 4 %) a pokrývají pouze část dluhu.
4. Pojištění proti neschopnosti splácet – nazývané také pojištění obchodního úvěru, je nejkomplexnějším řešením ochrany před nedobytnými pohledávkami. Chrání vaši společnost před nezaplacením faktur tím, že kryje vaše pohledávky splatné do 12 měsíců proti neočekávaným obchodním a politickým rizikům (úpadek odběratele, změny dovozních a vývozních předpisů atd.).
Pojištění proti nesplacení je nejkomplexnější řešení
Pokud vám váš odběratel nezaplatí, pojišťovna pokryje vaši ztrátu. Jak jinak ale může být pojištění schopnosti splácet pro vaši společnost užitečné?
Pojištění neplacení také chrání vaše cash flow a pomáhá vám efektivněji řídit vaše pohledávky – například strukturovat schémata opětovného splácení nezaplacených faktur. Mnoho malých a středních podniků jednoduše nemá dostatečnou sílu, aby těchto výsledků dosáhly samy.
Pojištění neplacení podporuje vaše podnikání také tím, že:
1. Ušetří vašemu podniku značné množství času a peněz. Podle společnosti Tide se v roce 2020 malé a střední podniky ve Velké Británii honily za opožděnými platbami v odhadované výši 50 miliard liber, přičemž každý podnik měl najednou v průměru pět neuhrazených faktur.
2. Poskytování monitoringu a finančních informací o zákaznících a potenciálních zákaznících – například o jejich bonitě a také znalosti trhu. Tyto poznatky jsou cennou součástí tvorby úspěšné strategie a pomáhají vám činit informovanější rozhodnutí.
3. Podpora rozšiřování podnikání – pojištění proti neschopnosti splácet je více než jen produkt pro řízení rizik. Je to také obchodní nástroj. Vědomí, že riziko nezaplacení faktury je kryté, vám dává svobodu a příležitost být konkurenceschopnější ve vaší obchodní činnosti. Můžete s jistotou vstupovat na nové trhy a předkládat svým potenciálním zákazníkům konkurenceschopné nabídky a zároveň chránit své cash flow.
4. Podpora financování – věřitelé považují pojištění schopnosti splácet za výhodu v rámci procesu rozhodování o úvěru.
Nezapomeňte, že i když jste dodrželi všechna pravidla, stále se na vás mohou vztahovat nezaplacené faktury a smlouvy. Řešením může být pojištění obchodních úvěrů. Chcete-li získat další informace nebo požádat o cenovou nabídku, navštivte naše webové stránky a kontaktujte nás.