De meeste fraude wordt gepleegd door eigen werknemers. Veel ondernemers weigeren dat te geloven.
Interne Fraude
Interne fraude is de meest voorkomende vorm van fraude in het bedrijfsleven. In dit artikel vertellen we je hoe je de belangrijkste signalen van interne fraude herkent. En wat je kunt doen om interne fraude te voorkomen.
"Ik ken mijn werknemers, ik heb ze zelf allemaal aangenomen. Het zijn geen criminelen!”
Het is een veelgehoord geluid. Maar volgens ons jaarlijkse fraudeonderzoek in Benelux had vorig jaar 59% van de bedrijven te maken met fraude(pogingen) door eigen medewerkers. Maar wie zijn die interne fraudeurs?
Hoe herken je interne fraudeurs?
Medewerkers die hun werkgever oplichten kom je in alle lagen van het bedrijf tegen. Het kan iedereen zijn. Wel komen mannelijke overtreders nog steeds vaker voor (64% vs 20%). Wat opvalt is dat het vaak mannen zijn die minder dan vijf jaar in dienst zijn. Deze veelplegers zijn meestal mannen tussen de 35 en 45 jaar oud. Maar pas op: de grootste fraudeschades worden vaak veroorzaakt door juist mannelijke daders tussen de 40 en midden 50. Ze zijn goed opgeleid, bekleden hogere managementposities en vaak werken ze al minstens tien jaar bij het bedrijf.
De veelplegers zijn jonger, vaak laag opgeleid en staan lager in de hiërarchie van de organisatie. Ze begaan in aantal de meeste misdaden, maar meestal gaat het om kleinere bedragen en de fraude wordt vaak al snel ontdekt. De oudere, hoger opgeleide fraudeur met vaak leidinggevende taken, kent de bedrijfssystemen en mechanismen door en door. Omdat ze vaak lang in dienst zijn genieten ze bij collega's en superieuren groot vertrouwen. Dat verschaft hen allerlei vrijheden, waaronder toegang tot vertrouwelijke systemen en informatie. Alles bij elkaar een ideale omgeving om hun werkgever gedurende een lange periode op te lichten zonder argwaan te wekken. Ondertussen zijn ze vriendelijk en beleefd tegen iedereen. Als blijkt dat ze fraude hebben gepleegd slaat dat meestal in als een bom. Het zijn de personen van wie je dat het laatst zou verwachten.
Wat drijft interne fraudeurs?
De kans dat jouw bedrijf te maken krijgt met fraude is afhankelijk van 4 factoren
- De gelegenheid die de fraudeur wordt geboden. Het gebrek aan effectieve controles verhoogt de kans op fraude aanzienlijk. Een duidelijke scheiding van functies en taken in jouw onderneming zorgen in ieder geval voor een afkading van ieders bevoegdheden. Maar zonder toezicht en controle op deze functiescheiding, is daar makkelijk misbruik van te maken.
- Een tweede factor is bekwaamheid. Een medewerker met een hoge mate van kennis en autorisaties is makkelijker in staat controles te omzeilen. Dit wil echter niet zeggen dat je geen slimme mensen meer in je bedrijf moet aannemen.
- Voor een fraude is nog een factor van belang, namelijk: motivatie (of druk) . Of terwijl, heeft de medewerker een reden om te frauderen.
- De laatste factor is rationalisatie. Dit is de mentale rechtvaardiging die een individu gebruikt om zichzelf ervan te overtuigen dat zijn frauduleuze acties acceptabel of niet echt verkeerd zijn. Ze kunnen geloven dat ze het geld "lenen" en het later zullen terugbetalen, of dat het bedrijf rijk genoeg is om het verlies te absorberen.
Moreel kompas buiten werking
“Bedrijven die zichzelf tegen criminele werknemers willen beschermen, staan voor een lastige taak. Op wie moet je je richten? Je kunt moeilijk iedereen gaan wantrouwen. Dat is funest voor de bedrijfscultuur. Lastig is ook dat het vaak niet gaat om gewone criminelen”, zegt Bernd Noll, hoogleraar economie die onderzoek naar profielen van witteboordencriminelen.
“De bekende cliché’s van criminelen gaan niet op. Ze hebben geen moeilijke jeugd gehad en ze zijn ook niet het slechte pad opgegaan. Het zijn normale mensen. Maar wat drijft deze daders dan wel? Waarom beschadigen ze hun bedrijf en brengen ze hun eigen bestaan in gevaar? De aanleiding is vaak een defect in hun morele kompas”, zegt Noll. “Dit wordt veroorzaakt door een breuk in hun waarden zoals een echtscheiding, ernstige ziekte of een andere ingrijpende ervaring, die ook verborgen kan zijn.”
In zijn onderzoek naar dadertypes ontdekte Noll dat hebzucht een veelvoorkomend motief is, naast chronisch geldgebrek. “Ook angst voor sociale uitsluiting kan een aanleiding zijn voor misdrijven. Denk aan bijvoorbeeld aan fraudeurs die door hun levensstandaard een gebrek aan erkenning door ouders of echtgenoten willen opvullen. Een ander veelvoorkomend motief is wraak, bijvoorbeeld als een werknemer voelt dat hij of zij een promotie heeft misgelopen.”
Meest voorkomende motivaties om te frauderen bij “de baas”
- Persoonlijke schulden
- Te luxe levensstijl
- Teleurstelling, frustratie en falen
- Afhankelijkheden / hoge leningen
- Gokverslaving
- Familieproblemen
- Sociale druk op presteren
- Andere verslavingsproblematiek
Vertrouwen heeft zijn grenzen
“Vertrouwen is goed en belangrijk voor de bedrijfscultuur, maar het heeft zijn grenzen,” zegt Rüdiger Kirsch, fraude-expert bij Allianz Trade. “Gebrek aan controle is een vrijbrief voor fraudeurs.” Volgens Kirsch is gebrek aan controle vaak zelfs de aanleiding voor werknemers om af te glijden naar de criminaliteit. “Wie van alle vrijheid geniet, ontwikkelt in de loop der jaren een eigen begrip van rechtvaardigheid.”
Voor bedrijven is het onmogelijk om te achterhalen of een leidinggevende crimineel potentieel heeft, zelfs niet met dure selectieprocedures, zegt expert Noll. Dit heeft ook te maken met de functieprofielen: “Er zijn bedrijven die specifiek op zoek zijn naar managers die niet alleen besluitvaardig en vasthoudend zijn, maar ook bereid zijn om de grenzen van de wet op te zoeken.” Oftewel eigenschappen die in een bepaalde mate ook bij witteboordencriminelen voorkomen.
Daarnaast is de operationele omgeving van het bedrijf ook bepalend voor de mensen die er werken. Als de omstandigheden bevorderlijk zijn voor criminele energie, zal zelfs de beste sollicitatieprocedure het verschil niet maken. De omgeving vormt de persoon.
Bedrijven nemen steeds meer maatregelen
Veel fraudezaken worden niet gemeld. Bedrijven handelen het zelf af en willen negatieve aandacht voorkomen. Uit ons jaarlijkse fraudeonderzoek blijkt dat 1 op de 4 bedrijven fraude intern afhandelt. Ook zien we dat bedrijven steeds meer maatregelen nemen om fraude te voorkomen.
Meest genoemde maatregelen zijn fraudebewustzijn van medewerkers vergroten, extra controle vanuit de administratieve organisatie en screening van medewerkers. Ook wordt two factor authenticatie en het vierogenprincipe steeds vaker toegepast. Een meerderheid van de bedrijven ziet fraude als een toenemend risico. 64% zegt frauderisico-analyses uit te voeren en bijna 30% zegt meer te gaan investeren om het frauderisico te beperken. Deze bedrijven steken vooral meer geld in beveiligingsaudits van hun IT-systeem en in trainingen om fraudebewustzijn van medewerkers te vergroten. Ook hebben steeds meer bedrijven een noodplan (een draaiboek mocht fraude aan het licht zou komen).
Voor werkgevers is het belangrijk dat medewerkers verdacht gedrag van een collega durven te melden. Dat vraagt om een open bedrijfscultuur: maak interne fraude bespreekbaar tijdens vergaderingen en laat het als onderwerp terugkomen bij functioneringsgesprekken. Betrek medewerkers bij de bedrijfsvoering. Zo zullen ze zich verantwoordelijker voelen voor wat er intern gebeurt en elkaar aanspreken op afwijkend gedrag.
Verder moeten de controles binnen een bedrijf effectief zijn, maar niet zo streng dat er een cultuur van wantrouwen ontstaat, zo waarschuwt Noll. “Als werknemers zich niet vertrouwd voelen, lijdt het bedrijf op een andere manier schade en dat is net zo onwenselijk.”
Fraudeverzekering als ultieme bescherming
Zelfs de strengste veiligheidscontroles en de meest ondersteunende bedrijfscultuur zullen het risico van interne bedrijfsfraude niet volledig elimineren. Zorg ervoor dat jouw bedrijf altijd beschermd is tegen financiële verliezen als gevolg van oneerlijke, frauduleuze, kwaadwillige of opzettelijke criminele handelingen met onze uitgebreide fraudeverzekering.
Ontdek onze fraudeverzekering of neem contact op met ons team via 073 306 06 03.