Wat is interne fraude?
"Ik vertrouw mijn medewerkers blind"
Dat is de meest gehoorde reden van bedrijven om geen harde maatregelen te treffen ter voorkoming van interne fraude. En dat is niet vreemd. Want als je zelfs je eigen personeel niet kunt vertrouwen, wie dan nog wel?
Hoewel veel aandacht in de media uitgaat naar cybercrime wordt juist veel fraude gepleegd door eigen werknemers. In ons laatste fraudeonderzoek is de top 4 van de meest voorkomende interne fraude 1) ontvreemden van geld of goederen, 2) declaratiefraude, 3) vervalsing van documenten en 4) schending van het intellectueel eigendom. Hierbij valt op dat declaratiefraude duidelijk meer in Nederland voorkomt dan in België (56% vs 38%).
Hoe ontstaat interne fraude?
De kans dat jouw bedrijf te maken krijgt met fraude is afhankelijk van 4 factoren. Waaronder de gelegenheid die de fraudeur wordt geboden. Het gebrek aan effectieve controles verhoogt de kans op fraude aanzienlijk. Een duidelijke scheiding van functies en taken in jouw onderneming zorgen in ieder geval voor een afkading van ieders bevoegdheden. Maar zonder toezicht en controle op deze functiescheiding, is daar makkelijk misbruik van te maken.
Een tweede factor is bekwaamheid. Een medewerker met een hoge mate van kennis en autorisaties is makkelijker in staat controles te omzeilen. Dit wil echter niet zeggen dat je geen slimme mensen meer in je bedrijf moet aannemen. Voor een fraude zijn nog twee factoren van belang, namelijk: motivatie en rationalisatie. Of terwijl, heeft de medewerker een reden om te frauderen en kan hij zich dat naar zichzelf toe verantwoorden.
Een voorbeeld van een motivatie die helaas vaak ten grondslag ligt aan fraude is verslavingsproblematiek. Doordat de dader of een familielid van de dader door een verslaving een groter uitgavepatroon heeft dan de inkomsten van het gezin, zoekt de dader naar manieren om zijn inkomen te verhogen. Als hij daarbij het gevoel heeft dat hij al vijf jaar geen loonsverhoging heeft gehad terwijl hij daar wel “recht” op meent te hebben, geeft hem dat de rechtvaardiging van zijn daad.
Het moment dat de medewerker vervolgens ontdekt dat hij door een gebrek aan controle gemakkelijk geld van jouw bedrijf naar zichzelf kan overmaken start de fraude. Vaak blijft het vervolgens niet bij een eenmalige transactie en lopen naar gelang de tijd de toegeëigende bedragen op.
Meest voorkomende motivaties om te frauderen bij “de baas”
- Persoonlijke schulden
- Te luxe levensstijl
- Teleurstelling, frustratie en falen
- Afhankelijkheden / hoge leningen
- Gokverslaving
- Familieproblemen
- Sociale druk op presteren
- Andere verslavingsproblematiek
Hoe kan ik interne fraude voorkomen?
Interne fraude voorkom je niet alleen door medewerkers geen gelegenheid te bieden, maar ook door te investeren in een gezonde bedrijfscultuur. Fraudepreventie is een vast onderdeel van effectieve, interne risicobeheersmaatregelen. Daarbij horen ook een open communicatie, de juiste tone of voice en top-down het goede voorbeeld geven. De gemiddelde schade die ontstaat nadat een medewerker heeft gefraudeerd is €200.000,-. Dit bedrag loopt in sommige sectoren zelfs op naar meer dan één miljoen!
Bedrijven met een fraudepreventieplan zijn gemiddeld 42% minder kosten kwijt bij een daadwerkelijke fraude. Toch zien ook zij hun liquiditeit en vaak ook winstgevendheid teruglopen. Met een fraudeverzekering zorg je voor een goed sluitstuk in het fraudepreventieplan. Zo bescherm je niet alleen de reputatie en winstgevendheid, maar ook de continuïteit van jouw bedrijf.