Allianz

Trade
Kontakta oss
Sök

Utför uppdraget, skicka fakturan, ta emot pengarna

Checklista: Detta ska en faktura innehålla

För alla företag, men kanske särskilt för mindre företag, är det en skön känsla att skicka iväg en faktura till en kund för betalning av en produkt eller väl utfört arbete. Det känns naturligtvis ännu bättre när pengarna kommer in på företagets konto.

Men när pengarna inte dyker upp på kontot känns det mindre bra. Det finns många orsaker till att betalningar inte utförs i tid – men i vissa fall är det felaktiga uppgifter på fakturan, och inte kundens ovilja, som gör att betalningen uteblir. Därför är det viktigt att ha koll på vad en faktura
ska innehålla, och vem den ska skickas till.

Undvik klassiska fel vid faktureringen

Ett klassiskt fel är just att fakturan skickas till fel person. Det är olyckligt på flera sätt: För det första kan det verka som att du inte har ordning på saker och ting, och det ser oproffsigt ut. I bästa fall kan betalningen försenas på grund av att fakturan cirkulerar runt i systemet hos kunden, men i värsta fall kan det leda till att du förlorar kunden.

Ett annat vanligt fel är att fakturanumret, artikelnumret eller att det pris som anges för produkten är felaktigt.

"B2B-företag tar ofta för givet att kunderna är vana vid att hantera fakturor och fokuserar  därför inte på om uppgifterna är helt kristallkla-ra och exakta. Det kan leda till ett antal klassiska fel: Det kan finnas felaktigheter i namnet eller för-fallodagen. Jag har också varit med om att ban-kuppgifter varit felaktiga och då blir det svårt för kunden att betala räkningen. Så se till att faktu-ran är felfri och att all nödvändig information finns med, så att du inte själv gör det svårare att få betalt”, förklarar Heikki Näreaho, Key Account  Manager på Allianz Trade.

Viktigt att komma ihåg vid fakturering
 

  • Se till att dina fakturor är rätt utformade och att alla uppgifter är korrekta – kundens namn, specifikation av leveransen, fakturanummer och datum, valuta samt momsbelopp. Och kanske viktigast av alt: Kontrollera att du anger rätt faktureringsadress och kontaktperson.

  • Om du skickar fakturor per e-post ska du be kunden att bekräfta att hon/han har mottagit fakturan. Då upptäcker du snabbare om mejladressen var felaktig och kunden kan inte senare påstå att han/hon inte mottagit fakturan i tid.

CHECKLISTA: detta ska en faktura innehålla:
 

  • Det datum då fakturan utställdes (fakturadatum).
  • Ett tydligt löpnummer för varje faktura, utifrån en eller flera serier.
  • Ditt momsregistreringsnummer.
  • Företagets namn och adress.
  • Köparens/kontaktpersonens namn och adress.
  • Varans eller tjänstens omfattning och art.
  • Det datum då varorna såldes eller då tjänsten utfördes eller slutfördes.
  • Den aktuella momssatsen.
  • Det momsbelopp som ska betalas, eller om försäljningen är momsbefriad.
  • Förfallodatum: Den dag då fakturan senast ska vara betald.
  • Valuta vid handel med kunder i utlandet.
  • Bankuppgifter som IBAN-nummer, kontonum-mer, organisations-nr och bankens namn

”Det är viktigt att du har kunskap om dina kunder, både innan du säljer dina varor eller tjänster, och när du ska skicka fakturan. Se till att inhämta mer information än bara namn och adress. Då minskar du risken för missförstånd och fel som kan leda till att du får pengarna för sent, eller i värsta fall  inte alls.”
Heikki Näreaho
Key Account Manager, Allianz Trade